Реализация конверсии каталогов Научной библиотеки Южго-Уральского государственного университета в машиночитаемую форму началась в конце 1989 года. Это удалось сделать, когда были обеспечены необходимые условия: созданы производственные условия и начальная материально-техническая база - в библиотеке появилась персональная техника и соответствующее программное обеспечение (см. таблицу), подготовлена группа сотрудников, способная приступить с выполнению этой задачи, оформлен трудовой договор о дополнительной оплате по переводу каталожных карточек в машиночитаемую форму.

На начальном этапе информация вводилась с карточек читательского систематического каталога. Были введены небольшие по объему разделы УДК - 61, 621, 621.01, 536, 6-608. Сразу же были обнаружены негативные стороны этого решения, основанные на несовершенстве систематического каталога: в базу данных попадали дублеты, списанная литература, отсутствовали адреса хранения и т.п. После обсуждения методическим советом библиотеки было принято решение о конверсии служебного алфавитного каталога, содержание и качество которого было более оптимальным. Понимая, что алфавитный ввод информации о фонде библиотеки для читателей бессмысленен, мы решили вводить в первую очередь комплекс профильной университету литературы и ограничили хронологические рамки - отражать литературу с 1975 года издания.

К началу 1992 года был сформирован электронный каталог, отражающий фонд библиотеки по разделам УДК 5,6,71,72,77,91. В записях базы данных отражалась информация о полном библиографическом описании издания, а в поисковом поле ключевых слов - формулировки Книжной Палаты, если они имелись на карточке. На каталожной карточке ставились отметки о факте ввода информации в базу данных.

В мае 1992 года к началу проведения 3 Всероссийской конференции по автоматизации библиотечно-библиографических процессов библиотек Вузов электронный каталог был открыт для читателей. Для этого в зале каталогов был смонтирован и установлен многотерминальный аппаратно-программный комплекс, разработанный специалистами университета /1/. Электронный каталог с первого дня эксплуатации стал пользоваться огромной популярностью, что оправдало все материальные затраты. Читателю он был нужен.

Оказывая индивидуальную помощь читателям в поиске информации о книгах в электронном каталоге, мы обнаружили, что он выполняет функции в основном алфавитного каталога, и единственное его преимущество - оперативность поиска. Тематический поиск в электрон- ном каталоге для читателя был сложен из-за отсутствия информации в поисковых полях "Предметные рубрики" и "Ключевые слова". Встала необходимость редактирования электронного каталога - внесения в соответствующие поля информации о поисковом образе документа на естественном языке.

В связи с гуманитаризацией высшего образования резко возрос спрос на социальную и гуманитарную литературу, и так как она у нас отражалась в соответствии с таблицами ББК и не была отражена в электронном каталоге, актуальным стал вопрос о редактировании карточного каталога и разработке методики систематического и предметного индексирования. Это относилось как к новым поступлениям, так и к литературе, отраженной в электронном каталоге. Процесс этот был сложен, так как в библиотеке отсутствовал предметный каталог и необходимо было срочно приобрести навыки предметизации документов в процессе формирования электронного каталога. Первый опыт работы с использованием нормализованной лексики при заполнении электронного каталога мы приобрели, создавая базу данных "Авторефераты диссертаций", заполняя поля "Предметные рубрики" данными из номенклатуры научных специальностей всероссийской аттестационной комиссии. Поисковые возможности этой базы значительно улучшились, что показал увеличенный спрос читателей на этот вид изданий.

База данных "Авторефераты диссертаций" создавалась только сотрудниками отдела научной обработки литературы без дополни- тельной оплаты, так как срок договора с руководством университета по оплате такого вида работ уже истек. Эта причина привела к резкому снижению скорости ввода записей в базу данных основного фонда библиотеки, хотя машинный парк библиотеки увеличивался и техника совершенствовалась. Работа по конверсии карточных каталогов в машиночитаемую форму была далеко не закончена.

С 1993 года библиотека сменила основной программный продукт для формирования баз данных электронного каталога и стала использовать разработку МГУ - комплекс программ "Библиотека". Руководством библиотеки было принято решение: с 1 января 1993 года отражать в базе данных все новые поступления, взяв за основу ввод информации непосредственно с документа. Преимущества ввода информации с документа знают все - резко возросла информационная наполняемость поисковых полей предметных рубрик и ключевых слов. Но и срок обработки и ввода информации об издании в ЭВМ резко воз- рос: если скорость ввода информации с каталожной карточки составляла 10-15 записей в час, то ввод непосредственно с издания - всего 3-5 записей. Так же возросли трудозатраты на составление поискового образа документа. Одновременно шло редактирование традиционных каталогов по социальным и гуманитарным наукам для последующего ввода информации в базу данных. Была создана картотека тематических рубрик, рос по объему машиночитаемый словарь ключевых слов.

Актуальной стала проблема нормализованной лексики, которую мы предварительно стали вводить во внешние словари комплекса "Библиотека", чтобы использовать их в дальнейшем при непосредственном вводе библиографических записей. Для формирования словника использовались общеобразовательные стандарты Министерства высшего и общего образования, номенклатурные справочники специальностей и дисциплин, научные словари, универсальные и отраслевые энциклопедии. Постоянно контролируя запросы читателей, мы отслеживали (и продолжаем это делать до сих пор) информационные потребности и "сленг" наших пользователей, выявляем на гуманитарных кафедрах университета тематику рефератов, курсовых и дипломных работ. Все это находит отражение в нормализованных формах словаря ключевых слов, а затем после соответствующей обработки в словарях предметных рубрик и далее - в Предметно-классификационном указателе (перечне рубрик с соответствующими им классификационными индексами УДК и ББК), встроенном в электронный каталог в 1997 году. Объем информации, содержащийся в одной библиографической записи формата MARC, возрос с 580 до 870 байт /2/.

В 1996 году мы провели сравнительный анализ нашей базы данных с имеющимися у нас базами данных МГУ, Областной универсальной Научной библиотеки и Агроинженерного университета. В таблице приведены сведения о величине библиографических записей, вводимых непосредственно с книг.

Таблица 1.

----------------------------------------------------------------

| Название базы данных | количество | длина |

| | записей в БД |записи |

----------------------------------------------------------------

| База данных НБ ЮУрГУ до 01.01.1993 г. | 116 923 | 559 |

| | | байт |

----------------------------------------------------------------

| База данных НБ ЮУрГУ после 01.01.1993.| 29 209 | 869 |

| | | байт |

----------------------------------------------------------------

| База данных МГУ (до марта 1997 г.) | 123 866 | 671 |

| | | байт |

----------------------------------------------------------------

| База данных Агроинженерного универси- | 17 060 | 784 |

| тета ( c 1993 года ) | | байт |

----------------------------------------------------------------

| База данных Областной Научной библио- | 12 823 | 544 |

| теки ( c 1995 года ) | | байт |

----------------------------------------------------------------

Для ускорения ретроспективной конверсии каталогов мы провели работу с руководством университета по возобновлению сдельной оплаты ввода информации в ЭВМ. Летом 1997 года такой договор был заключен и скорость ввода резко возросла. Если без оплаты эта работа проводилась силами только сотрудников отдела научной обработки литературы и составляла не более 500 записей в месяц, то в феврале-марте 1998 года она составила более 2500 записей. К работе по ретроконверсии подключены сотрудники других отделов библиотеки, прошедшие предварительное обучение в отделе научной обработки литературы. Сотрудниками отдела разработано специальное методическое пособие по заполнению полей библиографических записей в формате MARC в программе "Библиотека-4"/3/, где подробно описана применяемая нами методика работы с нормализованной лексикой, используемой при заполнении и поиске информации в наших базах данных.

Для определения стоимости работ по ретроконверсии был сделан анализ всех видов и форм работ, необходимых для ввода одной записи в ЭВМ, включая оплату по программному и диспетчерскому сопровождению сохранности вводимой информации. По наших расчетам стоимость одной библиографической записи в машиночитаемом виде составляет от 7 до 15 рублей. Для договора с руководством об оплате работ ретроспективной конверсии мы использовали величину в 2 рубля. Следует заметить, что это оплата только ретроспективного ввода информации; новые поступления изданий, заносимые в ЭВМ, не оплачиваются, так как это часть технологического цикла обработки в библиотеке - одна из основных функций отдела научной обработки литературы. В настоящее время формирование электронного каталога библиотеки идет в нескольких направлениях.

1. Продолжение конверсии служебного (генерального) алфавитного каталога. Объем основной базы данных на сегодня составляет более 146 тыс. библиографических описаний до буквы "К" алфавитного каталога.

2. Обработка и ввод информации о новых поступлениях в библиотеку (до 300 описаний в месяц).

3. Обработка новых поступлений и конверсия каталога периодических изданий библиотеки. Объем базы составляет около 1000 описаний названий.

4. Приоритетный ввод литературы социальной и гуманитарной направленности, а также наиболее спрашиваемой литературы.

В настоящее время - это самая актуальная часть работы по вводу, требующая больших трудозатрат: выявление в фонде, создание образа документа и ввод в базу данных.

Планируется конверсия каталогов литературы на иностранных языках, нормативно-технической документации, фонда редкой книги. Параллельно с этой работой сотрудниками научно-библиографического отдела ведется текущая работа по аналитической обработке периодических изданий и формирование машиночитаемых баз данных официальных материалов, экономики и публикаций сотрудников университета.

Ввод информации осуществляется на 12 ЭВМ типа IBM PC, включая Pentium, по специальному расписанию в свободное от основной работы время группой в 25 человек. Показателем эффективности эксплуатации электронного катало- га является объем считанной информации пользователями электронного каталога с сервера станцией, обслуживающей терминальный комплекс, который составляет более 5 объемов имеющихся баз данных за месяц. Более 50% общего числа обращений читателей к каталогам не- посредственно в зале каталогов составляют обращения в электронному каталогу. В залах каталогов главного здания библиотеки и отдела младших курсов 29 рабочих мест читателей заняты постоянно. Средняя посещаемость залов каталогов составляет более 500 чело- век в день.

В заключении хочется повторить, что активное использование нашего электронного каталога читателями оправдывает наши трудозатраты. Сами библиотекари тоже активно используют электронный каталог при выполнении внутренних технологических процессов и понимают необходимость работы по завершению ввода информации в ЭВМ обо всем фонде библиотеки. Мы продолжаем эту работу, несмотря на технологические и материальные трудности, понимая, что выполняем таким образом свой долг по обеспечению доступа к информации любого члена нашего общества. Затруднений, которые неизбежно возникают, могло бы быть меньше, если бы в стране существовал действующий центр корпоративной каталогизации с единой системой лингвистического и методического обеспечения. Но технологически возможности и услуги, предлагаемые Российским центром корпоративной каталогизации, доступны не всем и не всегда: российское качество телекоммуникаций оставляет желать лучшего. Мы видим роль такого центра прежде всего в методическом обеспечении работ по созданию сводного российского каталога: при нем необходимо создание рабочих групп по обеспечению технологических, лингвистических, методических работ, созданию специальной системы обучения пользователей всех уровней работе со сводными российскими ресурсами. Со своей стороны наша библиотека могла бы предложить такому центру свою базу данных в качестве основы формирования ядра сводного каталога по технике и естественным наукам, как имеющая наибольшую ретроспективную глубину, а также использование лингвистического и методического обеспечения нашей системы в качестве основы формирования баз данных для других библиотек. Нам был бы интересен также отзыв специалистов о качестве нашей базы, ее возможностях при многоаспектном поиске. Возможности использования результатов работ по ретроспективной конверсии карточных каталогов в машиночитаемый вид различны. Это выявилось на прошедшей недавно в библиотеке региональной научно-практической конференции библиотек вузов Урала, в которой приняли участие библиотеки и других систем и ведомств. Участников конференции заинтересовал опыт работы нашей библиотеки, ее лингвистические базы данных, методические разработки библиотеки по формированию различных электронных каталогов.

Таблица 2.

------------------------------------------------------------------------

|Год | Техническое и | Разделы и части фонда | Организац.-| Формы |

| ра-| программное | для отражения в ЭК, | методическая|обслуживан|

|бот | обеспечение |инф.ист, хронол.глубина| работа. | читателей|

------------------------------------------------------------------------

1987 |Искра-1030 -1шт | учебная литература | обучение | |

|ПО "Картотека | картотека учеб. лит-ры| работе на | |

|книгообесп.-ти" | все издания подсобного| компьютере | |

| ( НБ ЧПИ ) | фонда | | |

------------------------------------------------------------------------

1989 |Искра-1030 -2шт | | обучение | |

|ПО "АИБС МАРК" | | работе с ПО | |

|(Информсистема) | | "АИБС МАРК" | |

------------------------------------------------------------------------

1990 |Искра-1030 -2 шт|61;621.01;621;534;6-608| Создана раб.| |

|Мазовия - 4 шт |-систематическ.каталог.| группа, | БД |

|ПО "АИБС МАРК" |-все карточки указанных| договор с | 20 000 |

|(Информсистема) |разделов УДК | ректоратом | записей |

-------------------------------------------------------------------------

1991 |Искра-1030 -1 шт| - 5; 6; 71; 72; 91; 97| | БД |

|Мазовия - 4 шт | - служебный алфавитный| | 80 000 |

|IBM PC-386 -1шт | каталог (САК) | | записей |

|ПО "АИБС МАРК" | - издания с 1975 года | | |

|(Информсистема) | выпуска. | | |

--------------------------------------------------------------------------

1992 |дополнительно | раздел Ю - с 1975 г. | | БД ЭЛЕКАТ|

|IBM PC-386 -1шт | раздел У - с 1987 г. | | 100 000 |

|АПК "ЭЛЕКАТ" | - САК | | записей |

|на 8 читат. мест| - новые поступления | | Бюллетень|

|ПО "ЭЛЕКАТ" | в библиотеку. | |новых пос-|

|( ЧРЦ ВШ ) | | | туплений.|

---------------------------------------------------------------------------

1993 |IBM PC/486 -1 шт| - Разделы ББК социаль-|- Анализ чит.| Свободный|

|IBM PC/386 -2 шт| но-гуманитарной и эко-| запросов |доступ чи-|

|АПК "ЭЛЕКАТ"на | номической тематики. |- Секция авт.|тателей к |

|16 мест, модем. | ( САК библиотеки ) |МО б-к ВУЗов |ЭК в зале |

| | - Фонд авторефератов |-3 Всероссийс|каталогов.|

|"Библиотека-4" | диссертаций (каталог |конфер. вузов| |

| |авторефератов дис-ций )|по автоматиз.|БД системы|

|Сервер б-ки под-| - Издания по наиболее |- Создание |- Книги |

|ключен к сети | спрашиваемой тематике |словарей нор-|- Автореф.|

|университета. | (книги) |мализ.лексики| |

------------------------------------------------------------------------

1994 |Создана локальн.| - Лит-ра социально-гу-| Подготовка |К сист.БД |

|сеть библиотеки.|манитарной и экономичес|словарей нор-|ЭЛЕКАТ до-|

|Сервер - PC/486 |кой тематики с 1975 г. |мализ.лексики|бавлены БД|

|(Ram-8, Hdd-1.2)| ( САК б-ки ) |-спец-ти ВАК |-Офиц.мат |

|-PC/386 - 3 шт | - Издания по наиболее |-ОКОЗ |-кат-г МГУ|

| |спрашиваемой тематике |-предм.рубрик| |

|Библиотека полу-|( книги) |-кл.слова |-Обслужива|

|чила выход в ин-| - Подписка-96 | |ние через |

|тернет. |(периодические издания)| |сеть ун-та|

| | -Официальные материалы| | |

| |(период.изд-я с 1994г.)| | |

------------------------------------------------------------------------

1995 |Усиление мощнос-|Создание машиночитаемо-|- Подготовка |- Начало |

|ти сервера б-ки |го АПУ, подключение его|словарей нор-|регистрац.|

|Ram - 16 Mb, |для создания БД. |мализ.лексики|станций се|

| |(карточный АПУ к СК, |- катал.инд. |ти ун-та. |

| | справочные издания, |- серии | |

| | тезаурусы) | |-работа |

| | |-Создание руб|пользовате|

| |- Создание БД "Периоди-| рикатора |лей с БД |

| | ка"(все новые периодич|"Предпринима-|б-к в ин- |

| | издания) | тельство". |тернет в |

| | |- Разработка |режиме тел|

| | |паспортов на |нет. |

| | |БД. | |

------------------------------------------------------------------------

1996 |Приобретение ус-|Подключение машиночита-|-В библиотеке|- В БД до-|

|тройства чтения |емого АПУ к читательско|создана рабо-|бавлены но|

|CD-ROM. |му варианту БД "ЭЛЕКАТ"|чая группа по|вые катало|

|Создано новое ПО| |вопросам авто|ги: |

|к комплексу БД |Начата работа по полной|матизации. |-Периодика|

|"ЭЛЕКАТ" с воз- |конверсии карточного ге| |-Предварит|

|можностью чтения|нерального каталога в |-Созданы сло-|заказ. |

|внешних словарей|электронную БД (САК) |вари норм.лек| |

|( НБ ЮУрГУ) | |сики географ.|- CD-Rom в|

| | |и хронологич.|сети б-ки |

|Разработан еди- | |рубрик. |и ун-та: |

|ный прогр.интер-| | |-Классифик|

|фейс по доступу | |-Изучение воз|системы, |

|к АИПС б-ки для | |можностей ин-|-Сводный |

|библ.БД и БД на | |тернет для об|каталог по|

|на CD-Rom. | |служивания чи|НТЛ ГПНТБ |

| | |тателей. | |

|Открыт Web-сер- | | | |

|вер библиотеки | | | |

------------------------------------------------------------------------

1997 |Приобретено 5ЭВМ|- Начало создания БД |-Поиск и пере|-Добавлены|

|PC/486. В сервер| "Труды преподавателей| вод формата |БД в сист.|

|добавлен винчес-| и сотрудников ун-та". |MARC для нет-|Элекат": |

|тер на 4 Гб. |(период. издания с 1990|радиционных |-Экономика|

|Установлен новый|г.,карт.каталог трудов)|носителей | |

|комплекс для чи-|- Создание БД "Экономи-| |-В системе|

|тателей в гл.кор| ка"(фонд периодики с |-Заключен но-|БД на CD- |

|пусе на 13 мест.| января 1997 года) |вый договор с|Rom - 8 БД|

| | |ректоратом на| |

|Включение в сеть|-Разработан макет и на-|создание пол-|-Доступ к |

|б-ки сегментов |чато создание БД нетра-|ного ЭК б-ки.|БД биб-ки |

|на основе оптово|диц.носителей:дискет и | |через WWW-|

|локна для связи |CD-Rom |- Создана и |сервер. |

|с гл.корпусом. | |обучена груп-| |

| |-Приступили к созданию |па сотрудни- |-Выполне- |

|-Заменен сервер | БД "Персоналии". |ков в 18 чел.|ние запро-|

|для доступа в | |по ретровводу|сов читате|

|интернет. | | |лей с по- |

|-Разработано ПО | | |мощью ин- |

|для доступа к БД| | |тернет. |

|на WWW-сервере | | | |

|библиотеки. | | | |

------------------------------------------------------------------------

1998 |Приобретены 2 PC| Планомерный ввод в ЭК | - Проведение|Начаты ра-|

|Pentium, сканер.|всего фонда бибдлиотеки|зональной кон|боты по до|

| |на основе единой методи|ференции б-к |ставке до-|

|Перевод сети биб|ки. (САК. с 1975 г.изд)|зоны Урала. |кументов |

|лиотеки на техно| | -Разработка |через ин- |

|логию витой пары| |методич.посо-|тернет,эле|

| | |бия по форми-|ктронному |

| | |ров. БД б-ки.|МБА. |

------------------------------------------------------------------------

1. Гальцева Т. Е. , Зеленина Г.Н. Электронный каталог в библиотеке // Научно-технич. б-ки.-1995.-N 10-11, с. 68-71.

2. Моторина А.Н.,Шкиркова А.В.,Зеленина Г.Н.Опыт редактирования электронных каталогов //Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конференции: Т.1.- Судак, Автономная Республика Крым, Украина, 1997. - С. 237-241.

3. Моторина А.Н.,Шкиркова А.В. Методика заполнения полей формата MARC в задаче "Библиотека 4.0".- Челябинск,1998. - 55 с.