В докладе дается описание организации
информационного центра на базе научной библиотеки университета.
Комплекс работ начат с анализа документных потоков вуза и их предварительного
упорядочения, организации к ним навигационного доступа из сети
университета как в локальном режиме, так и через INTERNET.
This paper describes an information
center that was established on the basis of the university scientific
library. The work started with the processing of university documents
and arranging them so as to make them accessible from the university
network, both locally and through Internet.
Опис організації інформаційного
центру на базі наукової бібліотеки університету. Комплекс робіт
розпочато з аналізу документопотоку вузу та їх попереднього впорядкування,
організації до них навігаційного доступу з мережі університету
як в локальному режимі, так і через Інтернет.
Библиотеки высших учебных заведений, особенно технического профиля, активно внедряют компьютерные технологии, благодаря наличию соответствующей технической базы и профессиональных кадров. Они ощущают свою ответственность за формирование пакета документов методического характера в помощь другим библиотекам города для создания концепции автоматизированного развития.
Одним из направлений, определяющим развитие Научной библиотеки Челябинского государственного технического университета (НБ ЧГТУ), является организация на ее базе информационного центра университета, так как библиотека - единственное подразделение вуза, в прямую обязанность которого входит предоставление любой информации преподавателям и студентам как на печатных, так и на электронных носителях.
Деятельность вуза характеризуется большим объемом и разнообразием документопотоков. При этом они несут не только общедоступный, как отмечалось выше, но и узко специализированный, даже закрытый для большинства пользователей характер. Документами могут быть различные виды информации, фиксированные как на бумажных, так и на машинных и видеоносителях. Говоря об информационных ресурсах вуза, мы будем иметь ввиду только общедоступные документопотоки.
Информационные ресурсы любого вуза включают в себя документальные и информационные потоки для обеспечения учебного и научного процессов в вузе. К ним относятся рабочие планы специальностей, рабочие программы дисциплин, учебные графики. сведения о контингенте вуза, приказы и распоряжения ректора университета и деканов факультетов, электронный каталог библиотеки, электронные журналы и другие полнотекстовые базы данных, как создаваемые на месте, так и приобретаемые. Особое значение среди них для библиотеки имеет база данных рекомендуемой литературы в помощь учебному процессу.
Именно библиотека является тем местом, где эти документопотоки, или большинство из них, встречаются, обрабатываются, используются и могут быть предоставлены пользователям по их запросу.
Поэтому для функционирования библиотеки в качестве информационного центра в первую очередь необходимо решить задачу обеспечения генерации информации в машиночитаемом виде, ее сбор, систематизацию и обеспечение доступа к ней.
Коллектив НБ ЧГТУ, обладающий опытом организации информации, предупреждающей запросы потребителей, провел анализ некоторых информационных потоков в электронной сети университета, содержание которых активно используется в работе библиотеки. Этот анализ позволил сделать ряд выводов.
В настоящее время в университете действует электронная сеть, в составе которой работают 70 серверов различных структурных подразделений. Эта сеть обеспечивает поддержку информационных технологий, ориентированных на образование, научные исследования и инженерные проекты.
Особенность информационной сети вуза состоит в том, что информационные потоки несут любую информацию в виде пакетов, блоков, файлов, которые обеспечивают передачу текста, речи, изображений, компьютерных программ, документов и т.п. Характерной чертой сети является ее спонтанное развитие, что выражается в отсутствии планомерности в отборе, накоплении, распределении, хранении и обновлении (актуализации) информационных ресурсов на серверах различных подразделений.
Информационные потоки, образующиеся в результате деятельности подразделений университета, не организованы, не систематизированны и практически недоступны для заинтересованных пользователей. На современном этапе развития информационной сети можно говорить только о количественном накоплении информации в системе, а не о качественном использовании ее.
Увеличение объема информации и отсутствие ее хотя бы элементарной классификации делает эту систему в значительной степени бесполезной для большинства потенциальных пользователей.
Поэтому для успешного функционирования сети университета и будущего информационного центра необходимо решить следующие задачи.
Первая - проектирование баз и банков данных, что включает в себя их отбор, размещение и структуризацияю. Вторая - планирование стратегий обслуживания на основе отобранных информационных массивов. Третья - информационное проектирование и управление коммуникационными сетями. Эта задача включает в себя проектирование топологии сети, оптимальное размещение оборудования, определение маршрутизации информации, анализ и оценку деятельности сети. Четвертая - прведение мониторинга пользователей информационных услуг, их классификация и обучение.
Из перечисленных задач следует, что опыт организации библиотечного обслуживания должен быть использован, по крайней мере, при решении второй и четвертой задачи, причем особое внимание должно быть уделено созданию навигационного интерфейса - формированию связи между пользователем и информационной системой с использованием последних открытий социальной и профессиональной коммуникаций, когнитивной психологии. При этом для студентов интерфейс должен быть сформирован как обучающая система, дополняющая и расширяющая его знания как будущего специалиста.
Пользователи информационной сети вуза имеют различные профессиональные интересы и уровень подготовки при работе с информационными системами. Это преподаватели, занятые постановкой новых лекционных курсов, лабораторных и исследовательских практикумов; научные сотрудники, ведущие исследовательские и проектные разработки; сотрудники офисных служб вуза, учебного и научно-исследовательского отделов, деканатов, библиотеки и т.п., а также студенты.
Основной функцией любой информационной системы является информационно-поисковая. Эту функцию выполняют так называемые информационно-поисковые системы (ИПС), являющиеся разновидностью информационных систем (ИС).
Обычно ИПС объединяют средства ведения информационных массивов, формирования запросов, поиска информации, оценки релевантности (смыслового соответствия запроса и ответа), оформления и выдачи выходной информации.
Основная проблема при использовании ИПС - это формирование запроса с учетом того, что пользователь - не профессионал, а также определение среды хранения запрашиваемых данных.
Непрофессиональный пользователь может искать информацию, руководствуясь лишь некоторой смысловой ее классификацией. Однако для такой предметной области, как университет, невозможно создать достаточно детализированную и устойчивую классификацию. В виду динамизма рассматриваемой системы любая жесткая классификация данных непригодна. Требуется многоаспектный подход.
И тем не менее, в конечном итоге такая ИПС должна обеспечить отбор и вывод информации по заданному читателем условию в режиме "on-line". Такая система должна обладать функциями навигатора по разнообразным информационным ресурсам университета.
Наряду с информационно-поисковыми функциями всем пользователям сети университета необходимы также следующие информационные услуги: электронная и факсимильная почта, доступ к актуальному внутреннему документному массиву вуза (приказам и распоряжениям ректората, деканатов, кафедр), формирование статистических отчетов, ведение различных информационных баз данных, проведение телесовещаний и телеконференций.
Таким образом, по нашему мнению, информационная сеть вуза для успешного функционирования должна представлять собой систему серверов, которые собирают, хранят и обеспечивают доступ к информации, формируемой структурными подразделениями вуза.
Эта информация должна быть сосредоточена в таких программных комплексах как АБИТУРИЕНТ, ДЕКАНАТ, КАДРЫ, УЧЕБНЫЙ ОТДЕЛ, НАУЧНО - ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ЧАСТЬ (НИЧ), РЕКТОРАТ, КАНЦЕЛЯРИЯ, БИБЛИОТЕКА и других. При этом, однако, следует учитывать ее конфиденциальный характер и способы защиты от несанкционированного доступа. Все это возможно реализовать специально разработанными программными средствами коллективного пользования. Поскольку типовых программных средств для комплексной автоматизации вуза не существует, то в каждом конкретном случае приходится либо вести самостоятельные разработки, либо предусматривать способы "соединения" разрозненных информационных массивов для получения необходимых данных.
В настоящее время в Челябинском государственном техническом университете функционируют несколько таких программных комплексов. информацией которых активно пользуется библиотека.
Так, программный комплекс "АБИТУРИЕНТ" автоматизирует делопроизводство приемной комиссии, обеспечивает выдачу аналитической и контрольной информации в виде печатных и электронных документов для передачи их в аппарат управления (ректорат, деканаты, учебный отдел и др.)
Для библиотеки из функций, выполняемых комплексом "АБИТУРИЕНТ", интерес представляют данные о контингенте студентов первого курса, которые используются в библиотеке уже много лет для формирования традиционной картотеки читательских формуляров. Но, к сожалению, данные этого программного комплекса до сих пор не могут быть использованы по ряду технических и организационных причин для формирования электронной картотеки читателей.
Из программного комплекса "ДЕКАНАТ" интерес для библиотеки представляет информация из баз данных "Контингент", "Рабочий учебный план", "Приказы", "Сессия". Эти данные используются как при традиционном технологическом режиме, так и при автоматизации отдельных технологическим процессов в библиотеке.
Подсистема "КОНТИНГЕНТ" обеспечивает автоматизацию функций деканатов, связанных с учетом и анализом состава контингента студентов, накапливает информацию о каждом студенте, обеспечивает хранение и передачу информации во внутривузовские БД других подсистем, создание проектов приказов, представлений, а также формирование отчетности.
Подсистема "РАБОЧИЙ УЧЕБНЫЙ ПЛАН" обеспечивает планирование и организацию учебного процесса: плана сессии, перечень учебных дисциплин, список преподавателей с их нагрузкой и т.п.
В настоящее время библиотека использует машиночитаемый вариант массива "Рабочий учебный план университета", проведена конвертация данных и их адаптация к используемому в библиотеке программному обеспечению "Библиотека 4.0".
Эта база данных связана с электронным каталогом учебной литературы, что расширяет поисковые возможности системы, так как данные из базы по специальностям и дисциплинам выполняют функции предметных указателей к электронному каталогу библиотеки и помогают пользователям в формировании их запросов.
Подсистема "ПРИКАЗЫ" позволяет автоматически формировать приказы, распоряжения и их проекты, вести электронные журналы отчисленных и восстановленных студентов, а также студентов, находящихся в академическом отпуске.
Одной из основных причин недостаточно эффективной работы информационной сети университета является отсутствие единой службы, которая аккумулировала бы сведения об источниках информации. Отсутствие такой организационной структуры приводит к дублированию технологических процессов в различных подразделениях и, как следствие, - к нерациональному использованию кадровых, финансовых и временных ресурсов. Автономная разработка в подразделениях различных программных продуктов, так называемых АРМов, приводит к невозможности стыковки для использования данных в различных задачах. Все это приводит к невозможности эффективного использования задач, эксплуатируемых в других подразделениях.
На сегодняшний день практически в каждом структурном подразделении вуза имеется локальная сеть, которая имеет выход в единую сеть университета. Но получить сведения об информационном наполнении того или иного сервера, а тем более получить доступ к конкретному массиву данных, практически невозможно. Сегодня только библиотека предоставляет такую услугу, обеспечивая свободный доступ к системе своих электронных каталогов, базе данных МГУ, системе баз данных на CD-ROM "Классификационные системы". Библиотека, вынужденная предоставлять справки о наличии в сети университета тех или иных программных продуктов, собирает сведения о серверах университета, функциях и услугах, которые они выполняют и предоставляют.
Сейчас библиотека частично выполняет функции такой информационной службы. Поэтому для выполнения качественного информационного обслуживания нам сегодня необходимы специалисты в области сетей, коммуникаций, классификаторы информации, а кроме этого, материальная и финансовая поддержка. А пока коллектив библиотеки организует многочисленные встречи и беседы с руководителями структурных подразделений университета, убеждая их в необходимости координации в работе по созданию полноценной сети вуза и организации единого центра сбора и хранения информации, что в конечном итоге должно способствовать признанию статуса библиотеки как информационного центра.
Одновременно с определением функций
библиотеки как информационного центра определяются контуры регионального
информационного центра на базе крупного университета - научного,
образовательного и культурного центра региона.