Тематико-типологический план комплектования учебного фонда вуза включает информацию “Учебного плана вуза” и дополнительные поля, необходимые для решения задач моделирования фонда, а также расчетные поля:

Тематико-типологический план представлен в виде таблицы, где упомянутые выше поля размещаются в колонках соответствующих типов. Состав и порядок размещения колонок в таблице может меняться динамически в соответствии с решаемой задачей.

Для таблицы предусмотрены возможность выборки и сортировки результата по заданным критериям. Такими критериями могут быть: цикл дисциплин, название дисциплины, факультет, форма обучения и др. Например, выбрав данные по названию дисциплины “Эконометрика” можем получить следующий результат:

Нормы комплектования утверждаются в тематико-типологическом плане комплектования, который формируется на год или семестр. Например, для нормативной дисциплины норма составляет 1 книга на 2-х студентов стационара, для спецкурса: 1 книга на 4-х студентов, для факультатива — 1 книга на 5-х студентов.

Колонка “Забесп. “ отражает книгообеспеченность в процентах с учетом нормы комплектования и является расчетной.

Важной особенностью данной таблицы является возможность группировки отобранных данных по определенным полям. Так, например, результатом группирования приведенной выше выборки по полям “Назва диципліни” и “Факультет” будет следующая таблица:

Результаты отбора можно передать в офисное приложение, например, электронную таблицу MS Excel или распечатать в соответствии с заранее предусмотренным шаблоном.

По каждой строке таблицы, как с группировкой, так и без группировки можно отобразить перечень документов, которые вошли в расчеты (колонка “Книг”), в одном из трех режимов:

Так, например, по отобранной информации по обеспеченности физического факультета документами по дисциплине “Основы экономической теории” можно отобразить перечень этих документов:

Удобной формой отображения ТТП является его представление в виде иерархии:

Эта форма используется для ввода и анализа информации соответствия документов дисциплинам.

Для определения потребностей в литературе проводится статистический анализ фонда. Он позволяет определить основные направления комплектования: фиксировать недостаток литературы по циклам дисциплин, отдельным дисциплинам или факультетам. После определения потребностей делается вывод о необходимости перераспределения фонда или закупки новой литературы.

Анализ проводится с учетом наличия литературы, объема средств, выделяемых на пополнение фонда и других критериев на основе справок, различные примеры которых приведены ниже.

Динамика пополнения фонда (приобретения) учебной литературы по факультетам:

Динамика затрат на приобретение учебной литературы по выбранным факультетам:

Меняя признаки параметров, можно получить практически любую статистическую справку, в том числе и по расходу денежных средств по факультетам, затраты на приобретение литературы по видам изданий (периодика, книги и т. д.), по типам (учебная, научная, художественная и пр.).

Книгообеспеченность нормативных дисциплин по всем местам распределения берется из ТТП путем группирования информации по названию дисциплины с отображением определенных колонок. Состав и порядок размещения колонок в таблице может меняться динамически в соответствии с решаемой задачей.

При необходимости подготовки соответствующих документов, данные из таблицы передаются в офисное приложение, например, MS Word, OpenOffice Writer:

Данные по обеспеченности студентов учебной литературой, изданной на украинском языке, за последние пять лет, выбираются из ТТП путем отбора документов по году издания (с 1997 по 2002), языку (“Украинский”) и группирования информации по названию дисциплины с отображением определенных колонок:

Назва дисципліни	Студ.	Книг	Забезп.
Авторське право	412	200	97, 00%
Аграрне право	810	183	45, 10%
Адміністративне право	1163	537	92, 30%
Актуальні проблеми економічної теорії	671	834	100, 00%
Алгебра	244	99	81, 00%
Аналітична геометрія	316	30	13, 00%
Аналітична хімія	381	169	83, 70%
Анатомія рослин	684	220	75, 30%
Антропологія	140	115	100, 00%
Археологiя	344	40	23, 00%
Атомна фізика	267	285	100, 00%
Аудит	729	495	100, 00%
Економічна інформатика	163	0	0, 00%
Економічна історія	373	171	91, 00%
Економічна психологія	416	34	15, 00%
Економічна соціологія	133	0	0, 00%
Економічна статистика	233	127	100, 00%
Економічний аналіз	335	130	77, 00%
Електродинамика	209	91	87, 00%
Етнополітологія	128	53	84, 00%

Обеспеченность студентов украинской учебной литературой по нормативным курсам цикла гуманитарной и социально-экономической подготовки берется из ТТП путем отбора документов по языку (“Украинский”), циклу дисциплин (гуманитарная и социально-экономическая подготовка) и группирования информации по названию дисциплины с отображением определенных колонок:

В начале 2003 года проведен анализ книгообеспеченности украинскими учебниками по 240 нормативным учебным курсам, в результате которого определены 40 малообеспеченных и необеспеченных дисциплин. Литература к ним уже приобретена или заказана в нужном количестве.

Процедура комплектования библиотечного фонда конкретным документом на этапе анализа потребностей предполагает автоматический подсчет и отображение данных книгообеспеченности всех дисциплин, соответствующих данному документу. Так, например, получена информация об издании учебника “Эконометрика”. Получены соответствующие заявки на приобретение этого учебника для экономического факультета и института международных отношений, что отражено на соответствующем листе формы комплектования. Переходим на лист книгообеспеченности и видим, что соответствующие дисциплины полностью обеспечены для экономического факультета и лишь частично для института международных отношений. Таблица показывает, что дисциплина “Эконометрика” изучается в институте как нормативная для 60 студентов. Норма обеспеченности составляет 2 книги на студента. В наличии 10 книг. Следовательно, нужно заказать 20 экземпляров. Переходим на лист заказов и видим, что кафедра заказала 40 экземпляров. Если средства ограничены, имеются все основания заказать 20 экземпляров.

Данные книгообеспечености играют основную роль при определении потребностей библиотеки в конкретном документе. Корректность этих данных зависит, прежде всего, от:

Тематико-типологический план описан выше. На остальных факторах следует остановиться подробнее.

В перечне дисциплин по каждой дисциплине задается ее название, код и соответствующие коды классификаторов УДК и ББК. Название дисциплины используется в дальнейшем в ТТП, а коды классификаторов позволяют автоматизировано соотносить дисциплины с документами.

Предусматривается несколько путей соотнесения документов с учебными дисциплинами. Первый и наиболее эффективный — явное указание, для какой дисциплины приобретается книга. Это делается при формировании потребностей, когда обеспечение определенной учебной дисциплины литературой является мотивацией приобретения. Второй путь — указание соответствия документа учебной дисциплине при составлении или корректировке библиографического описания, когда этап определения потребностей пропущен или дисциплина не указана. При этом определение дисциплины может рассматриваться как дополнительная классификация наряду с определением рубрики или темы предметного каталога. Для удобства в Системе предусмотрены дополнительные средства, позволяющие по кодам рубрикатора, введенным в соответствующие поля библиографического описания, найти и отобразить все дисциплины, которые относятся к этим рубрикам. Отмечая все или некоторые из этих дисциплин, задается нужное соответствие.

Следует особо отметить, что установление соответствия между дисциплинами и документами через классификаторы (ББК и/или УДК) представляется единственным эффективным способом для ретрокаталогов, где невозможно точно установить, к какому учебному курсу приобреталась литература.

Наличие документов в библиотеке в общем случае еще не означает обеспеченность соответствующих дисциплин. Дело в том, что в большом университете учебная литература распределяется по факультетам (институтам). Поэтому наличие книг, например, на юридическом факультете не обеспечивает дисциплину, которая читается на экономическом. Поэтому обеспеченность дисциплины рассчитывается не по всему фонду библиотеки, а с учетом мест ее распределения. При этом факультет соотносится с местом распределения литературы, а при подсчете числа экземпляров, обеспечивающих конкретную дисциплину, Система ищет документы, соответствующие данной дисциплине, а затем по каждому документу — все экземпляры, которые переданы в места распределения, соотнесенные с факультетом, на котором читается эта дисциплина.

Предлагаемый Системой “УФД/Библиотека” модуль “Книгообеспеченность” позволяет быстро и точно проводить анализ состояния ученого фонда вузовской библиотеки, правильно определять стратегические показатели комплектования и списания литературы. С его внедрением решается основная задача моделирования учебного фонда: определение количества книг, отобранных по различным критериям, в расчете на одного студента.