Опыт внедрения системы “ИРБИС” в муниципальной
информационной библиотечной системе города Томска
IRBIS in Tomsk Municipal Information Library Sys
Карауш А.С., Левицкая Л.В., Заверткина Л.Б., Коваленко Э.Э.
Муниципальная информационная библиотечная система, Томск, Россия
A. S. Karaush, L. V. Levitskaya, L. B. Zavertkina, and E. E. Kovalenko
Municipal Information Library System, Tomsk, Russia
А.С. Карауш , Л.В. Левицька, Л.Б. Заверткіна, Е.Е. Коваленко
Муніципальна інформаційна бібліотечна система, Томськ, Росія
Рассмотрены вопросы технологии ввода библиографических записей в Электронный каталог Муниципальной информационной библиотечной системы г. Томска. Описаны основные ошибки на этапе освоения системы “ИРБИС” и предлагаются определенные методы и подходы по их предупреждению и устранению с учетом внедрения системы автоматизированной книговыдачи.
A technology of inputting electronic bibliographic records in the Tomsk Municipal Information Library System is examined. The mistakes made while mastering IRBIS are described, and the techniques used for the prediction and correction of mistakes are described.
Розглянуто питання технології введення бібліографічних записів в електронний каталог муніципальної інформаційної бібліотечної системи м. Томська. Описуються основні помилки на етапі освоєння системи “ІРБІС” і пропонуються певні методи і підходи по їх попередженню й усуненню з врахуванням впровадження системи автоматизованої книговидачі.
Процесс внедрения любой системы автоматизации в библиотеках можно рассматривать с разных сторон. Во-первых, это административная составляющая, она, пожалуй, самая важная на этапе выбора программного обеспечения и создания технологического взаимодействия пользователей системы, а также мотивации коллектива для успешного освоения программы. Во-вторых, это профессиональная составляющая, та самая, что позволяет комфортно работать в этой программной системе человеку, труд которого автоматизируется. И третья составляющая — это пользователь библиотечных ресурсов, тот человек, который получает библиографическую информацию на выходе всей автоматизированной производственной цепочки.
Данная статья посвящена вопросам профессиональной составляющей и опыту решения некоторых проблем, появившимся у нас при внедрении Системы.
Процесс освоения программного обеспечения “ИРБИС” для автоматизации библиотек в Томской муниципальной информационной библиотечной системе (МИБС) начался в октябре 1999 года с версии для
MS Windows в составе 4 АРМ (“Администратор”, “Каталогизатор”, “Книговыдача” и “Читатель”). Поскольку АРМа “Комплектатор” для MS Windows еще не существовало, то было принято решение “Комплектатор” под MS-DOS не осваивать. Самым логичным решением для нас при переходе от предыдущей версии АБИС (Библиотека 4) была конвертация имеющихся баз данных “Книги МИБС” (объем около 4000 записей) и “Статьи МИБС” (объем около 5000 записей) в формат Системы “ИРБИС” и использование АРМ “Каталогизатор” для дальнейшей работы по вводу статей из периодических изданий в Электронный каталог МИБС.Специализация в комплектовании фондов в каждой библиотеке-филиале, входящей в МИБС, заставляла искать возможности использования “ИРБИС” в распределенной каталогизации статей. Так, в 1999 году в распределенной каталогизации статей принимали участие 4 библиотеки-филиала МИБС, в этом году 9. Статьи, расписанные в каждой библиотеке-филиале, передаются в отдел создания баз данных, где после редакции включаются в единый Электронный каталог МИБС.
Ко времени выхода корректной
MS Windows версии АРМ “Комплектатор”, был освоен процесс создания Электронного каталога МИБС с помощью АРМ “Каталогизатор” и проводились работы по представлению имеющихся записей (15000 записей, из них более 8000 записей статей) как для внутренней корпоративной сети МИБС (посредством АРМ “Читатель”), так и для внешних пользователей. С проблемой, созданной нами в результате внедрения АРМ “Каталогизатор” ранее АРМа “Комплектатор” мы столкнулись при попытке внедрения электронной книговыдачи. Было выявлено, что, выдавая статью, мы не выдаем документ в целом, что изменение статуса статьи со значения “свободен” в значение “выдан читателю” меняться у всех статей выдаваемого журнала должен одновременно. Это вполне логично, так как выдача найденной читателем в электронном каталоге статьи сопровождается выдачей журнала целиком, а значит для всех статей в этом журнале (подшивки журналов) одновременно, и Система должна “отследить” это.В Системе “ИРБИС” эта проблема решена авторами с помощью поля 423 “ИЗДАЕТСЯ В ОДНОЙ ОБЛОЖКЕ ВМЕСТЕ С...” (формата
RUSMARC) или поля 740 (формата USMARC). Это оригинальное решение авторов Системы позволяет вводить описание статей из одного номера журнала в одну запись. Особенно это актуально для журналов ограниченного срока хранения.Как показала практика, предусмотренный авторами “ИРБИСа” набор элементов (подполей) описания статей совсем недостаточен в работе с запросами пользователей, и поэтому нами были добавлены в рабочие листы ввода дополнительные подполя для описания статей из журнала (рис.1, 2). Это необходимо для того, чтобы не делать дополнительные записи описания статей в Электронном каталоге МИБС для подавляющего большинства статей из расписываемых изданий. Кроме этого, изменения коснулись вида всех рабочих листов ввода библиографических описаний. В наименования полей и подполей были добавлены цифровые обозначения внутреннего формата, что позволило уменьшить количество ошибок при распределенной системе подготовки библиографического описания, а также повысить качество передаваемых записей в распределенный каталог проекта “Открытая электронная библиотека города Томска”.
Нерешенным остался вопрос, что делать с записями статей, перенесенными из другой автоматизированной системы, а также с введенными нами статьями до ввода сведений о журнале. На данное время отсутствует подпрограмма, которая позволяла бы сформировать карточку номера журнала на основе данных о расписанных статьях журнала.
Итак, в процессе работы по внедрению АРМа “Комплектатор” нами были определены правила создания Электронного каталога МИБС:
2.1.
рабочий лист J — описание журнала и ввод сведений о ПЕРВОМ поступлении (создается в АРМ “Комплектатор” и передается из базы данных “Комплектование” в Электронный каталог МИБС;2.2.
автоматическое создание описания отдельного номера журнала (рабочий лист NJ);2.3. автоматическое заполнение рабочего листа ASP — аналитического описание статьи по результатам работы подпрограммы копирования документов с переформатированием.
В результате, мы пришли к решению, что прежнее аналитическое описание статей в виде отдельной записи в электронном каталоге для нормальной работы системы поиска и книговыдачи в некоторых случаях иметь необязательно! (Существенная экономия времени при вводе описаний статей в электронный каталог.)
Вторая проблема с которой мы столкнулись при внедрении Системы “ИРБИС” была связана с выводом Электронного каталога МИБС в Интернет. Сервер МИБС работает на программном обеспечении Unix FreeBSD. Установить стандартный модуль Системы “ИРБИС” для доступа к Электронному каталогу, написанный для серверного программного обеспечения WindowsNT, невозможно. Было принято решение использовать для этих целей WWW — Z39.50 шлюз доступа к Электронному каталогу МИБС.
В 2000 и 2001 годах МИБС принимает участие в проекте “Открытая электронная библиотека города Томска”. Этот проект поддержан Институтом “Открытое общество” Фонд Сороса, и направлен на создание распределенного каталога пяти библиотек города с предоставлением электронных библиографических записей посредством протокола Z39.50 и шлюза WWW-Z39.50. Имеется возможность создать удаленный доступ к Электронному каталогу МИБС-MILS с помощью Z39.50 сервера и шлюза WWW-Z39.50, разработанного ООО “СибТехЦентр”, г.Томск.
На данный момент каталог МИБС доступен в полном объеме через протокол Z39.50 на сервере www.library.tomsk.ru в форматах RUSMARC и USMARC (MARC-21).
Рис.1.
Описание статьи из журнала
в “стандартной” поставке Системы “ИРБИС”
Рис.2.
Дополненное описание статьи из журнала
в “адаптированной” для МИБС версии
Системы “ИРБИС”