Автоматизация процессов МБА в крупной библиотеке
Баженов С.Р., Красильникова И.Ю., Черновский Д.В.
Государственная публичная научно-техническая библиотека
S. R. Bazhenov, I. Yu. Krasil'nikova, and D. V. Chernovsky
State Public Library for Science and Technology of the Siberian Division of the Russian Academy of Sciences,
Novosibirsk, Russia
С.Р. Баженов, І.Ю. Красильникова, Д.В. Черновський.
Державна публічна науково-технічна бібліотека Сибірського відділення РАН, Новосибірськ, Росія
В докладе обсуждается влияние современных информационных технологий на практическую деятельность библиотек в области межбиблиотечного абонемента. Дается беглый обзор существующих систем автоматизации функционирования МБА крупной библиотеки, приводятся их достоинства и недостатки. Описывается создание современного программного комплекса, позволяющего интенсифицировать обслуживание пользователей на основе сетевых технологий и повысить качество предоставления услуг.
The impact of modern information technologies on library practice, interlibrary loan including, is discussed. An overview of the available automated loan systems for large libraries is made, and the advantages and drawbacks of these systems are given. Creation of a modern software system capable of improving user service on the basis of network technologies is described.
У доповіді описується вплив сучасних інформаційних технологій на практичну діяльність бібліотек в галузі міжбібліотечного абонемента. Дається поверховий огляд існуючих систем автоматизації функціонування МБА крупної бібліотеки, наводяться їх переваги та недоліки. Висвітлюється створення сучасного програмного комплексу, який дозволяє інтенсифікувати обслуговування користувачів на основі мережевих технологій і підвищувати якість надання послуг.
В современном обществе резко возрастает значение информации и спрос на нее. Быстрое развитие, обновление и широкое распространение новых информационных технологий в развитых странах давно привело к снижению спроса на информацию на традиционных и, в первую очередь, бумажных носителях. В России этот процесс еще в стадии развития, что очень огорчает. Тем не менее библиотеки начинают ставить перед собой следующие задачи[1]:
* обновление фонда;
* получение и отправка информации на электронных носителях;
* взаимодействие посредствам сети Интернет;
* разработка программных комплексов для облегчения и упрощения доступа к информации с привлечением новых технологических разработок;
* обучение сотрудников библиотеки работе с системами автоматизации на современной технике.
Изолированность российских библиотек в обеспечении читателям доступа к накопленным ими источникам зарубежной информации ведет к неразумному расточительству финансовых средств на комплектование зарубежных изданий и обеспечение читателям доступа к ним. Немногие из крупных российских библиотек, которым удалось за прошедшее десятилетие создать приличные БД на свои ресурсы и сделать доступным библиографический поиск в них в режиме on-line, переходят к отработке следующего этапа. Это долгожданное обеспечение доступа к конечному продукту информационного поиска, а именно, к полнотекстовому варианту запрашиваемого источника.
Проблемы получения зарубежных изданий потребителями областных библиотек по каналам традиционного МБА обострились до предела по разным причинам. Это и стоимость зарубежных изданий, и нехватка экземплярности в фондах традиционных библиотек -доноров, удорожание и ненадежность почтовых пересылок, отсутствие технических возможностей производства микро-копий, недостаточное качество аппаратуры для их чтения, и многое другое.
Упразднение функций МБА, а порой и служб МБА, или перевод их в коммерческие структуры, предпочитающие работать непосредственно с заказчиком микро и ксерокопий, минуя библиотеки, привел к тому, что стало практически невозможно получить ксерокопию необходимой статьи из зарубежного периодического издания или книги. Отказы стали нормой.
Любая информация должна действительно быть, легко доступной и удовлетворять современным требованиям к формам ее предоставления. Проблема обостряется еще и вследствие быстрого старения информации. К тому моменту, когда документ доходит до потребителя (после его получения библиотекой, обработки, передачи запроса, библиографического поиска и доставки), информация часто устаревает и часто оказывается невостребованной.
На новые пути развития в области получения информации в электронном виде переходят различные библиотеки страны. ГПНТБ СО РАН также накапливает опыт по использованию электронной почты. Электронная почта завоевывает все большую популярность среди работников библиотек. Использование этого канала связи делает передачу запросов более дешевой и оперативной. Посылая запрос, потребитель в сжатые сроки получает адресно-библиографическую информацию. При наличии документов на электронных носителях будет осуществлена возможность их передачи по электронной почте.
Следующее перспективное направление в обслуживании абонентов — это использование сканеров. Современное сканирующее оборудование позволяет добиваться отчетливости и яркости иллюстраций, четкости текста и большой детализации рисунков, копировать, несмотря на плохой переплет и толстые обложки, что не всегда возможно получить при ксерокопировании. Такая технология значительно сокращает время доставки запрашиваемого документа, т.к. из процесса доставки исключается почта, также обеспечивается сохранность фонда. Кроме того, мы уверены, что сократится и число отказов по причине “не выдается — единственный экземпляр”, “экземпляр читального зала”, “документ не подлежит копированию”[1].
Информационно-библиографическое обслуживание является важнейшей и неотъемлемой частью библиотечного обслуживания. Традиции и опыт, накопленный за многие десятилетия, позволили сформировать систему библиографического обслуживания, отвечавшую до недавнего времени потребностям читателей. Основной функцией библиографов являлось непосредственное справочно-библиографическое обслуживание в отраслевых научных и общих читальных залах,
базировавшееся на использовании справочно-поискового аппарата библиотеки, вспомогательных картотек отдела и фонда справочно-библиографических изданий. Недостаточная обеспеченность вторичными источниками и низкая оперативность отражаемой в них информации компенсировались путем подготовки и создания ряда текущих библиографических указателей, а также списков литературы по актуальным тематическим направлениям. Внедрение несколько лет назад в практику работы компьютерной техники, позволившее переводить традиционные картотеки в электронную форму и создавать на их основе проблемно-ориентированные базы данных, ведущиеся работы по созданию электронного каталога, последовательное и целенаправленное приобретение баз данных на CD-ROM, а также первый опыт работы в международных информационных сетях через Интернет требует поиска новых форм организации информационно-библиографического обслуживания в библиотеке[2].Уже сегодня как начало данного перспективного направления развития службы МБА и Доставки документов разрабатываются и используются технологии более полной автоматизации выполнения запросов абонентов. Значительная часть запросов приходится на фонды основного хранения, особенно на статьи из иностранных журналов, предоставляемых в виде копий. Определение новых подходов к организации информационно-библиографического обслуживания невозможно без учета общих тенденций его развития, обусловленных коренными изменениями внешней информационной среды[1].
Создание новых поколений вычислительной техники, постоянно совершенствующиеся программные продукты, возможность перевода традиционных источников информации на электронные носители, внедрение CD-ROM технологии, новые методы электронной передачи информации в сочетании с гипертекстом и возможностью графического предоставления информации определили целый ряд новых тенденции в организации справочно-библиографического обслуживания[2].
К 1994 году, с учетом современных технических средств, в службу межбиблиотечного абонемента был введен программный комплекс “СОЧИ”, разработанный в Библиотеке по естественным наукам (БЕН РАН). “СОЧИ” обеспечивает автоматизацию всех технологических процессов обслуживания читателей НИУ по собственным фондам библиотек и заказ литературы по МБА. Одной из ее функций является формирование заказов по МБА как для централизованной системы БЕН, так и для произвольной библиотеки. Комплекс позволяет исключить необходимость заполнения вручную бланков на заказы по МБА: После ввода информации о заказе на литературу бланк-заказ выводится па печатающее устройство ПК.
На основе блока СОЧИ, относящегося к обслуживанию по МБА, была создана система, позволяющая формировать заказы на литературу для их передачи по электронной почте.
Описанная система была установлена в отделе МБА БЕН РАН, а также в ГПНТБ СО РАН (г.Новосибирск) и в БАН (г.Санкт-Петербург). С сентября 1993 г. между указанными библиотеками при помощи электронной почты ведется обмен заказами по МБА. Но дальнейшее развитие и поддержка системы сталкиваются с ограничениями, накладываемыми операционной системы MS-DOS.
В начале 90-х годов в связи с полной остановкой ЕС ЭВМ и переводом информационного массива абонентов МБА на ПЭВМ в ГПНТБ России началась разработка технологии АС МБА с использованием в качестве базового пакета CDS/ISIS. В связи с разработкой специалистами ГПНТБ России единого универсального программного комплекса, который явился дополнением к стандартной версии ППП CDS/ISIS, в 1996 году была проведена коренная переработка программно-технологического обеспечения АС МБА[3].
Система автоматизированного обслуживания абонентов по МБА разработана с учетом следующих требований:
- обеспечение полноты информации о циркуляции заказов на литературу в подразделениях ГПНТБ России и об абонентах МБА;
- использование в качестве библиографической информации баз данных электронного каталога ГПНТБ России;
- отслеживание сроков выдачи и возврата литературы;
- проведение финансовых расчетов с абонентами;
- обеспечение статистического анализа и отчетности;
- печать сопроводительных и статистических форм.
Структура АС МБА представляет собой совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ):
- АРМ “ГРУППА МБА” — рабочее место для регистрации абонентов, заказов, проведения денежных операций, ввода библиографических сведений и шифров хранения, кодов операций, отражающих состояние заказов;
- АРМ “ПОИСК В ЭК” — рабочее место для поиска литературы в базах данных электронного каталога ГПНТБ России и автоматического переноса элементов библиографического описания, шифров ГПНТБ и сигл других библиотек в запись заказа.
- АРМ “ДИСПЕТЧЕР МБА” — рабочее место для диспетчеризации заказов, выдачи-возврата литературы, сверки на отсутствие дублетных записей по номерам абонентов и номерам заказов;
- АРМ “АДМИНИСТРАТОР” — рабочее место специалиста для выполнения системных операций над базами данных в целом и для поддержания их в актуальном состоянии.
Автоматизированная система МБА ГПНТБ России на должном уровне справляется со своими задачами. Но дальнейшее развитие этой системы затруднено функциональными возможностями операционной системы MS-DOS и СУБД ISIS.
Библиотеки Российской Федерации также практикуют применение зарубежных программных комплексов для автоматизации своей деятельности. Можно привести конкретный пример.
Автоматизированная информационно-библиотечная система, разработанная британской компанией IME (создана в 1984 г.) и известная в США под торговой маркой “Информационный Навигатор” (Information Navigator) или TINLAW, а в остальном мире как Tinlib, является компонентом реляционной системы управления базами данных Tinman. Оболочка написана на известных языках прикладного программирования Ассемблер и Си, что позволяет устанавливать СУБД на различных аппаратных платформах — мини- и микрокомпьютерах (ПК, САН и др.), под управлением различных операционных систем — MS DOS
, всевозможные версии UNIX и UNIX-подобных ОС, а в последнее время — и под Windows 95, Windows NT. АИБС может работать в различных сетях, начиная с Novell и LANTastic, под управлением протоколов TCP/IP, IPX, Token Ring и т. д. Первые программные продукты, созданные на базе Tinman, появились в 1986 г. В 1992 году была выпущена система Tinlib версия 270, которая получила значительное распространение как в Европе, так и во всем мире. К 1996 г. общее количество инсталлированных систем Tinlib различных версий (в 1994 г. появилась версия 280) составляло по данным самой компании около 2770 в 45 странах мира[4].Система Tinlib разработана специально для обработки и хранения не просто текстовой, но библиографической информации. Это одна из первых АИБС, в которой реализован механизм “навигации”, т.е. перемещения от одного набора данных к другому через автоматически связанные поля, минуя выход к меню (подобие гипертекстовых ссылок). Интерфейс системы — командный, не графический, поддерживает свыше 20 языков не только романо-германской группы, но также славянские и угро-финские языки.
АИБС Tinlib была закуплена и инсталлирована в библиотеке Московской высшей школы социальных и экономических наук осенью 1994 г. Поставка включала следующие модули: каталогизация и поиск, формирование сводного каталога (OPAC), книговыдача, комплектование книгами, комплектование периодическими изданиями, администрирование и генератор отчетов. Таким образом ряд основополагающих направлений библиотечной деятельности — каталогизации, классификации и индексирование материалов, справочно-библиографическая деятельность, комплектование разными видами изданий, ведение учетной документации и статистики — были автоматизированы.
Проблемы эксплуатации АИБС Tinlib:
* отсутствие дружественного интерфейса;
*
отсутствие возможностей экспорта библиографических данных в обменных форматах, помимо текстового (ASCII)* трудности с реорганизацией и администрированием пространства словарных файлов данных;
* ошибки кодировочных таблиц и появление ошибочных символов, влияющих на прерывание последовательности символов данных в словарных файлах, хранящих данные;
* трудности с созданием Web-OPAC на базе системы;
* высокая стоимость сервисной поддержки со стороны фирмы-производителя;
* проблемы сервисной поддержки со стороны фирмы-производителя;
* проблемы ведения учетной документации и статистики, связанные с поддержкой данных функций по англо-саксонской модели библиотековедения.
Конечно, существуют отечественные программные комплексы (ПК “Библиотека” версия 5.0[5], “МАРК — SQL” и “МАРК — WEB” от НПО “Информ-система”[6]) автоматизирующие повседневную деятельность библиотек с применением новых технологий и достижений в области программного обеспечения. Но так же как и при внедрении зарубежного ПО возникают определенные проблемы, а именно:
* высокая стоимость программного обеспечения (что очень актуально для российских библиотек в условиях современных рыночных отношений);
* необходимость финансовой поддержки нормального функционирования программного обеспечения (постоянная финансовая зависимость от фирмы производителя);
* некоторое несоответствие между функциональными возможностями программного комплекса и традиционными особенностями работы библиотеки.
Эти проблемы становятся существенной преградой на пути автоматизации своей деятельности большинства российских библиотек.
В настоящее время ГПНТБ СО РАН предоставляет широкие возможности по обслуживанию абонентов МБА. Например пользователи, обладающие доступом к международной сети Internet, могут посетить Web-сайт нашей библиотеки, где им предоставляется возможность отыскать интересующий их первоисточник по электронному каталогу и при необходимости заказать по МБА либо оригинал, либо его копию. Также предоставляется такая услуга, как заказ требуемого первоисточника или его копии по
E-Mail.Такие возможности позволяют библиотеке на порядок повысить свой уровень обслуживания, если будет автоматизирован не только этап приема заказов, но и этап их оперативной обработки. Для этой цели в ГПНТБ СО РАН была разработана система автоматизации межбиблиотечного абонемента. Данный программный комплекс был реализован под систему управления базами данных FOXPRO, и работает под операционной средой MS-DOS. До 1997 года он приемлемо справлялся со своими функциональными задачами. Но к концу указанного срока жизненный цикл программного продукта подошел к завершению, тем более специалисты, разрабатывающие его, прекратили свою работу в библиотеке, что несомненно повлияло на техническую поддержку.
Учитывая вышеизложенные причины и располагая необходимыми техническими и человеческими ресурсами, было принято решение создать собственный программный комплекс по решению задач межбиблиотечного абонемента ГПНТБ СО РАН, который наиболее полно будет использовать возможности современной техники и технологии построения информационных систем. В основу реализации данного проекта также положен учет накопившихся к настоящему времени потребностей, возникших при обслуживании абонентов МБА.
Одной из важных причин начала новой разработки явилось желание и возможности многих пользователей переходить на работу в среде Windows.
Победное продвижение на компьютерный рынок операционной системы Windows сделало ее практическим стандартом для работы прикладных программ на персональных компьютерах. Операционная система MS-DOS отодвинута на задний план и сейчас является морально устаревшей. Основными преимуществами Windows являются: 1) Многозадачность (т.е., пользователь может запустить на компьютере сразу несколько независимых программ, например, одновременно работать в текстовом редакторе и принимать или отправлять электронную почту); 2) Гораздо более удобный пользовательский интерфейс; 3) Сетевая “прозрачность” при работе Windows-приложений. При работе в сети под Windows компьютеры “видят” друг-друга. Например, на одном компьютере (рабочей станции) можно работать с базами данных, находящимися на другой рабочей станции этой сети, а также на удаленной рабочей станции через Интернет. В настоящее время уже трудно найти новое программное средство, как зарубежное так и отечественное, для таких направлений как автоматизация бухгалтерского учета, обработки документов и т. д., разработанное только под MS-DOS. И, даже если такие системы еще существуют, то их обреченность уже ни у кого не вызывает сомнений.
Рынок сделал свой выбор в пользу Windows. Что же происходит в библиотечном мире? Здесь также наблюдаются тенденции к переходу к Windows. Однако, они не так явно выражены в силу определенных обстоятельств. Во-первых, последние 8-10 лет в библиотеки внедрялись автоматизированные информационно-библиотечные системы, работающие под операционной системой MS-DOS. К этим программным средствам привыкли, некоторые из них стали де-факто стандартными для библиотек, с помощью этих программных средств накоплены сотни тысяч единиц библиографической информации. Во-вторых, названные программные средства отнюдь не являются некачественными или морально устаревшими с точки зрения соответствия сегодняшним запросам большинства библиотек. В-третьих, система Windows может быть установлена только на компьютеры 486-е и выше. Конечно, сейчас уже большое количество библиотек имеют первоклассную компьютерную технику. Но осталось и много устаревших машин. Их ресурс еще не выработан, а, кроме того, на некоторых операциях большая вычислительная мощность и не требуется. Поэтому, автоматизированные системы под MS-DOS будут широко использоваться еще не менее 3-х лет, до массовой замены устаревшей компьютерной техники. Но это обстоятельство не должно успокаивать разработчиков библиотечных систем. Уже в ближайшее время они должны предложить библиотекам коммерческие Windows-ориентированные средства автоматизации[6].
Другим важным качественным моментом развития автоматизации стало подключение библиотек к национальным и глобальным сетям передачи информации, прежде всего, к сети Интернет. То, что еще несколько лет назад казалось далекой мечтой библиотек, сегодня состоялось в десятках из них. Через сеть Интернет библиотеки смогли обратиться к базам данных крупнейших библиотек и информационных центров мира.
Следующий вопрос был в выборе структуры данных. Разработанная в начале 70-х годов в исследовательской лаборатории IBM реляционная модель данных и завоевавшая в настоящее время большую популярность среди разработчиков баз данных, благодаря своей гибкости и более совершенной технологии управления данными, стала фактическим промышленным стандартом. (Реляционной считается такая база данных, в которой все данные представлены в виде таблиц значений данных, и все операции над базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами). Обращение к таблицам и выборка данных для дальнейшей обработки осуществляется с помощью структурированного языка запросов — SQL. Реляционная модель образует надежную основу для решения проблем порождаемости, избыточности и согласования отношений, с которыми уже не может справиться иерархическая модель данных.[7] В новой версии в качестве структуры базы данных была принята реляционная модель.
Возникает вопрос: почему, было решено воспользоваться именно реляционной моделью данных в то время как вся другая информация накапливалась и обрабатывалась под систему управления базами данных ISIS?. Ответ кроется в очень простой причине. Современные средства разработки программного обеспечения (такие как Delphi например) взаимодействуют с базой данных через своеобразный, стандартный набор драйверов. Это дает возможность не изменять разработанный программный комплекс при переносе данных из одной СУБД в другую. Но не существует еще драйвера для взаимодействия с базой данной ISIS, а написать его самим просто не реально, так как нет достаточной документации.
Планируется, что разрабатываемый программный комплекс должен обладать следующими функциональными свойствами:
- Максимальная функциональность, гибкость настройки под существующие требования функционирования
- Расширяемость/масштабируемость: обеспечение возможности добавления новых функций или изменения уже имеющихся при неизменных остальных функциональных частях;
- Возможность доступа к распределенным информационным ресурсам (в частности через по средствам протокола Z39.50).
- Мобильность/переносимость: обеспечение возможности переноса программы и данных из одной операционной среды в другую, обеспечение возможности работы с различными СУБД;
- Интероперабельность: способность к взаимодействию с другими информационными системами;
- Дружественность к пользователю (графический многооконный интерфейс);
- Защита от несанкционированного доступа;
Для удобства, проектируемую систему автоматизации было решено разбить на несколько подсистем (автоматизированных рабочих мест), а именно:
* АРМ “Абонент” — рабочее место для регистрации, поиска, изменения данных об абоненте. Здесь же будет предусмотрена генерация и распечатка всех необходимых документов;
* АРМ “Статистика” — рабочее место для получения всевозможных статистических данных и их распечатка;
* АРМ “Заказы” — рабочее место для просмотра поступивших заказов и их обработки;
* АРМ “Платные услуги” — рабочее место для наблюдения правильности ведения взаиморассчетов абонентов и библиотеки;
* АРМ “Администратор” — рабочее место для администрирования баз данных, входящих в программный комплекс, выявления и исправления возникших ошибок (хотя возможность совершения ошибки будет устраняться программными методами), резервного копирования баз данных, редактирования словарей, санкционирования доступа.
Проанализировав все требования, предъявляемые к проектируемому программному комплексу, было решено выбрать совершенно новую, визуальную среду разработки Delphi версии 5.1. Тем более что отдел автоматизации ГПНТБ СО РАН обладает необходимыми человеческими и интеллектуальными ресурсами для этой цели, а также сравнительно современными техническими возможностями. Но даже при самой современной оснащенности библиотеки, отсутствие инструктивных и методических материалов для работы пользователей может затормозить востребованность новых информационных ресурсов. Должна быть разработана система обучения информационной культуре — это групповые и индивидуальные занятия, семинары, курсы.
Литература