К концу этого периода возможности программы ГИВЦ пришли в заметное противоречие с нуждами библиотеки. В частности:

— настало время общения между библиотеками, а в программе не был предусмотрен обмен записями электронного каталога;

— работа по созданию справочников велась вслепую, что не давало возможности видеть и корректировать создаваемые справочники;

— вместо справочника предметных рубрик создавался словарь ключевых слов.

Одним из основных неудобств было отсутствие возможности в полной мере описывать разные виды документов. Это заставляло библиотекарей придумывать различные выходы из этого положения.

С 1997 г. отдел автоматизации начал тестировать другие библиотечные пакеты, в поисках альтернативного решения, в том числе и новые версии программы ГИВЦ.

После анализа полученных результатов мы остановили свой выбор на известной системе ИРБИС (ГПНТБ), и было принято решение перейти на эту систему.

К моменту перехода ЭК библиотеки содержал около 51 000 записей.

Перед библиотекой встала проблема конвертирования ЭК. Конвертер решили сделать своими силами.

Мы получили от разработчиков ГИВЦа список полей внутреннего формата. Этот формат оказался перечнем полей с порядковой нумерацией от 1 до 85. На самом деле предлагалось использовать только всего 31 поле. При этом номера полей, как и их названия экранной формы записи не соответствовали номерам и названиям полей в списке внутреннего формата ГИВЦ.

Первое, что мы сделали, мы создали таблицу соответствия полей программ АС-Облбиблиотека и ИРБИС, для задания правил обработки записей. Стало ясно, что поля программы ГИВЦ:

— не имеют структуры (подполей);

— имеют порядковую нумерацию;

— большая часть полей не является повторяющимися;

— не хватает полей для описания различных типов документов.

Сделав выгрузку файла ЭК в формат ГОСТ, мы обнаружили, что не все поля, перечисленные в списке полей внутреннего формата ГИВЦ выгружаются в соответствующие поля ГОСТа. Мы выяснили также, что данных, которые вносят библиотекари гораздо больше, чем предусмотрено программой ГИВЦ. В одно поле вводились разнородные данные в виде последовательного текста, разделенного знаками препинания, не всегда соответствовавшими ГОСТУ библиографического описания.

Началась кропотливая работа по написанию технологического задания для конвертера с просмотром записей различных видов документов и попыткой разнесения данных по полям ИРБИС.

После каждого конвертирования дорабатывалось технологическое задание, так как мы выявляли, какие решения принимали библиотекари, чтобы найти выход при описании сложных документов в результате чего многие поля использовались не по назначению, так как соответствующих полей не было в программе ГИВЦ.

Одна из основных проблем состояла в том, что из одного неструктурированного поля программы ГИВЦ приходилось разносить содержимое в несколько полей ИРБИСа. Самым сложным при этом было выявить признаки отличия одного поля от другого. Сотрудники библиотеки разделяли сведения друг от друга не всегда одними и теми же символами, и более того, данные в поле заносили в произвольной последовательности. Сами разделители часто не соответствовали ГОСТам библиографического описания и сокращений.

При выгрузке в формат ГОСТ у записей появляются идентификаторы типа документов (для монографий и многотомников), а в программе ИРБИС предлагаются отдельные рабочие листы для различного вида документов. Поэтому оказалось несложным по этим идентификаторам добавить поле рабочего листа. Необходимым оказалось добавить в поле “Сведения об экземплярах” статус документа.

Было принято также решение изменить дату формирования документов в ГИВЦе на дату конвертирования, так как дата в программе ГИВЦ строго не привязана к экземпляру.

В документе ГИВЦ поля: “Инв. Номер”, “Штрих-код” и “Место хранения” — повторяющиеся, а поля: “№ КСУ” и “Цена экземпляра” — неповторяющиеся, и для всех экземпляров документа они единственны, поэтому рекомендуем при конвертировании:

— цену ставить в поле “общая цена”;

— Номер записи КСУ для каждого экземпляра всех записей ЭК установить одинаковый, желательно экзотический.

В результате проведенной работы нам удалось “поймать” при конвертировании:

— инверсию инициалов в поле “автор” как для полей авторов, редакторов так и для поля “сведения об ответственности”;

— “роль” автора в создании документа;

— “…” в начале текста поля заглавия;

— точку в поле автора для анонимных произведений;

— развести по повторяющимся подполям сведения, вписанные в программе ГИВЦ в одно поле через знаки препинания;

— сведения, относящиеся к заглавиям сложных сборников.

Оказалось возможным разнести:

— редакторов по соответствующим полям;

коллективы по соответствующим полям;

— содержание по подполям;

— разночтения фамилий, псевдоним;

— область серии;

— количественные характеристики;

— различить “ “, ( ), [ ] в поле ответственности;

— особенности описания таких сложных документов, как сборник без общего заглавия.

При конвертировании ЭК мы столкнулись с тем, что база данных комплектования остается пустой, а в программе ГИВЦ нет возможности выгрузки базы данных комплектования в ГОСТ. Мы решили импортировать конвертированный ЭК в базу данных комплектования ИРБИСа. Таким образом, мы получили возможность отслеживания дублетных описаний комплектования.

После такого импортирования нам пришлось сделать несколько глобальных корректур в базе комплектования.

Необходимо было сделать глобальную замену содержания полей рабочих листов на имя рабочего листа базы комплектования ИРБИС. Для этого нам пришлось сделать две глобальные корректуры:

— первая позволила удалить все имеющиеся имена рабочих листов (т. к. это рабочие листы ЭК), а затем — глобальная вставка имени рабочего листа базы комплектования;

— вторая корректура была посвящена заполнению 66 поля в ИРБИСе — отметки о переносе описания документов из комплектования в ЭК, так как теоретически все документы в ЭК должны попадать из комплектования. Мы вставили в это поле дату конвертирования и имя нашего ЭК.

Это было необходимо сделать для того, чтобы в ИРБИСе была возможность приписывать дублеты к старому документу. Таким образом, мы сохранили базу данных комплектования и дали возможность комплектаторам увидеть ее и отслеживать по ней дублеты, начиная с первого введенного документа (1993 г.).

Так как после передачи дополнительных экземпляров (дублетов) документа в программе из БД комплектования в их ЭК программы ГИВЦ происходит принудительное запоминание номера последней КСУ в этом экземпляре (поле номера КСУ — не повторяющееся в ЭК), то все остальные экземпляры документа остаются без записи номера КСУ.

При конвертировании нам пришлось этот единственный номер КСУ переносить в первое повторяющееся поле экземпляров, так как невозможно было вычислить, к какому экземпляру относится номер этого КСУ.

Поскольку записей самих КСУ в БД ЭК нет, то мы пришли к выводу, что номер старых КСУ только в первом повторении поля экземпляров не имеет смысла. Оставить же пустым это подполе невозможно, поскольку при обращении к дублету в ИРБИСе во все экземпляры с незаполненными подполями КСУ автоматически вписывается номер, обрабатываемой в данный момент записи КСУ.

Поэтому во все поля экземпляров с пустым подполем номера КСУ мы, с помощью глобальной корректуры, вставили экзотический номер КСУ типа “9999”, который сразу можно отличить от других и найти при поиске.

Работа по конвертированию ЭК из программы ГИВЦ в программу ИРБИС оказалась многоступенчатой, трудоемкой, но конечной. Мы не потеряли ни одного документа.