В докладе рассматривается достаточно уникальный опыт комплектования отечественной литературой фондов академических научных библиотек, входящих в централизованную библиотечную систему (ЦБС) Библиотеки по естественным наукам (БЕН) РАН, и пути его развития с использованием современных сетевых технологий.

БЕН РАН создана в апреле 1973 года, однако ее организационно-функциональная структура сложилась значительно раньше, в рамках другого учреждения - Сектора сети специальных библиотек АН СССР. В момент создания Сектора (1934г.) ему было поручено обслуживание 12 библиотек московских НИИ. В дальнейшем возникали новые институты, лаборатории и отделы перерастали в самостоятельные организации, при них создавались библиотеки. Так, одновременно с ростом числа академических институтов, расширялась сеть библиотек, обслуживаемых Сектором в Москве.

С развитием иногородних институтов, стационаров, станций, обсерваторий Президиум АН поручал комплектовать фонды их библиотек Сектору. Важно отметить, что благодаря централизованному комплектованию книги получают ученые, работающие далеко от населенных пунктов, где справочная, специальная литература нужна постоянно, но где нет библиотекарей, и книжное хозяйство ведется на общественных началах научными сотрудниками.

К середине 70-х годов централизованная сеть академических библиотек во главе с Библиотекой по естественным наукам стала одной из наиболее крупных ЦБС в стране и крупнейшей в Академии наук и включала более 200 библиотек различного уровня.

Специфику работы ЦБС БЕН определяет то, что в ее состав входят библиотеки самых различных по структуре учреждений – от небольших лабораторий и станций до крупнейших институтов и научных центров, рассредоточенных на всей территории России, исследования в которых ведутся по всем направлениям естественных и точных наук.

С момента образования БЕН в основу ее развития была положена концепция преобразования библиотеки в качественно новое учереждение – информационно-библиотечный центр, осуществляющий комплексную информационную поддержку исследований, проводимых в институтах РАН.

БЕН РАН централизованно осуществляет как важнейшие библиотечные функции (комплектование, каталогизация, обслуживание по МБА), так и информационные (обслуживание в различных режимах по базам данных, приобретаемым на компьютерных носителях, ведение сводных электронных каталогов с предоставлением доступа к ним через Интернет, электронная доставка документов и пр.).

Одной из основных задач БЕН РАН является обеспечение библиотек ее ЦБС отечественными изданиями, на долю которых приходится большая часть централизованного потока литературы, ими комплектуются все академические библиотеки , а для многих из них, в связи с недостаточным финансированием, это - единственный вид комплектования. Централизованное комплектование библиотек ЦБС БЕН РАН осуществляет отдел комплектования отечественной литературой (ОКОЛ), в функции которого входит:

• анализ отечественного книжного рынка;
• заказ литературы для всех библиотек ЦБС в пределах имеющихся финансовых средств;
• контроль за поступлением заказанных изданий;
• регистрация и распределение поступивших изданий между библиотеками ЦБС в соответствии с заказом;
• подготовка приходных и расходных финансовых документов;
• передача первого поступившего экземпляра каждого издания на обработку;
• распечатка полных комплектов карточек с библиографическими описаниями изданий для каждой библиотеки, получающей данное издание;
• отправка изданий в библиотеки вместе с комплектами карточек.

БЕН РАН всегда уделяла исключительно серьезное внимание вопросам автоматизации технологических процессов, в частности, процессов комплектования. В настоящее время полностью автоматизирован ряд технологических процессов, таких, как формирование заказов, формирование и распечатка сопроводительной и финансовой документации, регистрация и распределение поступлений; подготовка и распечатка полных комплектов каталожных карточек.

Учитывая роль научной литературы как основного источника информации для ученых, БЕН РАН обязана формировать фонды библиотек академических институтов в соответствии с планами их научно-исследовательских работ. Традиционно основой заказа литературы для библиотеки ЦБС БЕН РАН является тематический план комплектования (ТПК) соответствующего института, который разрабатывается в нем и утверждается руководством. ТПК содержит перечень рубрик УДК и типы изданий, необходимых данному институту для работы его сотрудников.

В настоящее время важнейшим источником оперативной информации о вновь вышедшей литературе и одной из основных составляющих комплектования фондов ЦБС БЕН РАН является обязательный экземпляр (ОЭ) РКП, который БЕН получает еженедельно и выставляет для ознакомления представителям московских библиотек. Ими осуществляется оценка значимости издания и формируется предварительный заказ, который в дальнейшем контролируется и корректируется сотрудниками ОКОЛ БЕН на основании ТПК данной библиотеки. Необходимо отметить, что на качество оценки издания влияют опыт и квалификация представителя библиотеки института и уровень его контактов с учеными. Отбор литературы для иногородних НИИ РАН осуществляется без участия ученых и представителей библиотек (иногородние библиотеки делегировали эту работу комплектаторам Центральной библиотеки).

Информация о подлежащих заказу изданиях и их экземплярности собирается в ОКОЛ БЕН, где формируется сводная база данных заказов. Заказы размещаются в ЦКНБ, книготорговых организациях, непосредственно в издательствах.

До недавнего времени сотрудники ОКОЛ БЕН РАН использовали ТПК в печатном виде. Сейчас разработаны специальные программные средства, как для формирования ТПК, так и для работы с ними.

Эту задачу, опираясь на современные возможности сетевых технологий, поставила перед собой БЕН РАН, приступив к реализации соответствующего проекта, поддержанного РГНФ. Результатом реализации проекта должна явиться автоматизированная система комплектования, которая позволит быстро и четко информировать ученых через Интернет о новых отечественных изданиях, появившихся на книжном рынке страны (как уже изданных, так и находящихся в печати); оценивать учеными в интерактивном режиме ценность каждого издания по тематике своих исследований; обобшать оценку изданий комплектаторами; оперативно сделать заказ на приобретение изданий в фонды библиотеки.

Разрабатываемую систему планируется апробировать на комплектовании отечественной литературой фонда ЦБС БЕН РАН, а затем, возможно, распространить среди научных библиотек России.