Проблемы эксплуатации и развития автоматизированной системы научной библиотеки крупного ВУЗа

Support and Development of University Research Library Automated System

Проблеми експлуатації і розвитку автоматизованої системи наукової бібліотеки великого вищого навчального закладу

Зеленина Г.Н., Гальцева Т.Е.

Южно-Уральский государственный университет. Научная библиотека, Южно-Уральск, Россия

G.N. Zelenina, T.E. Galzewa

Yuzhno-Uralsk State University, Research Library, Yuzhno-Uralsk, Russia

Зеленіна Г.Н., Гальцева Т.Є.

Південно-Уральський державний університет. Наукова бібліотека, Південно-Уральський, Росія

В докладе представлены некоторые результаты эксплуатации автоматизированной информационной системы Научной библиотеки Южно-Уральского государственного университета. Рассматриваются пути решения проблем, которые возникают при переходе работы автоматизированных процессов в промышленный режим.

.

The paper describes some results of the automated library system maintenance in the Research Library of Yuzno-Uralsk State University. Discussed are the ways of solving the problems associated with automated library processes.

Происходящий в России процесс реструктуризации экономики ведет к изменениям в работе системы образования и проведении научных исследований. Большая роль в современном обществе отводится развитию новых информационных технологий, основанных на использовании возможностей вычислительной техники и компьютерных сетей: как глобальных, так и локальных. Подготовка спецалистов, владеющих методами работы в информационных системах, самостоятельного поиска необходимой информации и ее усвоения является одной из основных задач, стоящих перед организаторами учебного процесса в вузе. Поэтому руководство Южно-Уральского государственного университета уделяет большое внимание совершенствованию учебного процесса путем внедрения разнообразных технических средств обучения, вычислительной техники и средств информатики. В университете широко используются в учебном процессе компьютерные и информационные сети и системы, средства автоматизации обучения, проектирования, научных исследований и производства, развитие автоматизированной библиотечной системы.

Одной из задач библиотеки университета в таких условиях является создание автоматизированной системы информационнонго обеспечения учебного и научно-исследовательских процессов, т.е. предоставление необходимой информации преподавателям, студентам, научным сотрудникам как на печатных, так и других видах носителей. В современных условиях основой такой системы являются новейшие компьютерные информационные технологии, которые широко внедряются в традиционные библиотечные процессы.

Для качественного информационного обслуживания пользователей в автоматизированном режиме необходимо функционирование двух основных технологических процессов: создание автоматизированной системы и обслуживание на ее основе пользователей. Первый включает комплекс работ по внедрению компьютерной техники в традиционные библиотечные процессы, одним из первых результатов которого является создание электронной справочно-поисковой системы. Это блок так называемых "внутренних" (по отношению к пользователям) работ. Второй – обеспечение бесперебойной работы автоматизированной системы обслуживания пользователей.

К "внутреннему" блоку автоматизированной системы библиотеки относятся процессы учета заказа и поступления изданий, их научной и технической обработки, вкючая аналитическую роспись периодических и продолжающихся изданий, процессов регистрации и учета движения фонда и читательского контингента /1-5/. К комплексу работ, обеспечивающих доступ к электронным ресурсам, работу системы по обслуживанию, относится организация возможности самостоятельной работы пользователей с автоматизированной информационной системой библиотеки, учет использования ее ресурсов /6-7/. Исторически сложилось, что оба блока работ в нашей библиотеке развивались параллельно, иногда независимо друг от друга. Функции обеспечения технической, системной, программной и методической поддержки создания и обслуживания автоматизированной системы библиотеки выполняет специальный отдел автоматизации библиотечно-библиографических и информационных процессов, который создавался и развивался вместе с ее автоматизированной системой.

Проблемы создания, эксплуатации и развития автоматизированной системы Научной библиотеки Южно-Уральского государственного университета можно условно разделить на "организационные" и "технические". Оба вида проблем неизбежно возникают при переводе любых технологий на автоматизированную основу в любом производстве. Невыполнение "организационных" мероприятий обычно приводит к появлению "технических" проблем. Знание этих закономерностей, учет их взаимосвязей необходим для прогнозирования развития системы.

Из опыта работы нашей библиотеки к "организационному" блоку проблем можно отнести вопросы управления процессами внедрения и развития автоматизации на различных уровнях: от руководства университета и библиотеки до руководителей отделов библиотеки. Большую роль играет также кадровая политика и обеспечение методической поддержки всего комплекса работ /8-12/. Основу проблем управления составляет отсутствие знаний по методике определения путей и способов комплексной автоматизации традиционных библиотечных технологий, наличие "индивидуальных особенностей" этих технологий в каждой конкретной библиотеке, которые не могут быть заранее запрограммированы в самых лучших программных продуктах. Немаловажное значение имеет отсутствие квалифицированных кадров, в одинаковой мере владеющих основами компьютерных и библиотечных технологий, способных поставить задачу исполнителям-программистам или дать адекватную оценку готовым средствам автоматизации.

В каждой библиотеке имеются свои особенности в выполнении традиционных технологических процессов. Библиотеки даже одних ведомственных подчинений, например, вузовские, отличаются структурами и технологическими операциями в зависимости от своих объемов. При внедрении типовых автоматизированных программных комплексов руководство библиотеки должно делать выбор: менять свои традиционные технологии в соответствии с сервисными функциями, которые предлагают конкретные программные продукты, либо с помощью специалистов адаптировать их под свои "особенности". Отсутствие знаний методики системного анализа и часто отсутствие аналитического подхода к требуемым для конкретного автоматизированного рабочего места сервисных услуг мешает оптимальному решению.

Этот круг проблем специфичен конкретно и для нашей библиотеки, так как ее автоматизация начиналась с создания локальных функциональных АРМов. К сожалению, это решение вопросов автоматизации средствами "компьютерной механизации". С развитием программного обеспечения, накопления больших объемов информационных массивов в различных программных средах неизбежно встает вопрос о комплексном анализе всех технологических процессов библиотеки. На основе методики, предложенной в /13/, такой анализ три года назад для нашей библиотеки был сделан. Он помог выявить "узкие" места в уже существующей автоматизированной системе, дублирующие и неэффективные технологические операции как в традиционных, так и в автоматизированных процессах. Изучение состава и структуры информационных потоков, функционирующих в каждом из технологических блоков, позволил определить круг взаимосвязанных массивов данных автоматизированной системы, ее дальнейшее поэтапное развитие. Результатом такого анализа может стать программа комплексной автоматизации библиотеки, ее поэтапного развития и внедрения. В итоге проделанной работы мы получили возможность рассчитать примерный об"ем компьютерной техники, его размещение в отделах библиотеки в зависимости от выполняемых ими технологических операций.

Анализ технологических процессов выявил также еще одну закономерность развития автоматизированной системы. Для прогнозирования ее развития необходим мониторинг ее использования /14/. Это общезакономерный факт развития любой системы – наличие обратной связи. Необходимо определить среду, в которой она функционирует, выделить внесистемные связи, выявив главные и второстепенные, наладить учет работы, разработать систему показателей эффективности ее работы, методы анализа результатов.

Блок учета работ по автоматизации основных процессов практически не разработан. В /15/ сделаны попытки регламентирования простейших автоматизированных процессов библиотекарями. Однако внедрение автоматизированных технологий накладывает свои особенности. Функционирование и использование уже созданной в библиотеке автоматизированной системы создает комплекс новых организационных проблем. Это прежде всего касается кадровых вопросов – в постоянный штат библиотеки необходимо включать специалистов небиблиотечных специальностей: инженеров по эксплуатации компьютерной техники, программистов для доработки используемых готовых программных продуктов или разработки новых. Для поддержания баз данных в актуальном состоянии в библиотеке необходимы специалисты, выполняющие функции диспетчеров баз данных. Для их работы надо создавать рабочие места и специальные условия, например, обеспечение более мощной, по сравнению с используемой библиотекарями, компьютерной техникой, планировать в бюджете библиотеки статьи на расходные материалы и элементную базу для ремонта оборудования и приобретения лицензионного программного обеспечения, регламентировать круг и последовательность выполнения новых, не связанных с библиотечными специальностями, функциональных обязанностей. Кроме таких "технических" специалистов библиотекам все больше необходимы профессионалы – лингвисты, технологи, системные аналитики.

Можно отметить, что основу решения "организационных" проблем обычно составляет скоординированная кадровая политика руководителя любого уровня, создание условий для творческого выполнения служебных обязанностей, организация системы постоянного повышения квалификации сотрудников.

К "техническим" проблемам относятся обычно те, которые возникают в конкретных технологических процессах. Блок этих проблем условно можно разделить на инженерные, системные, программные.

Для успешного функционирования автоматизированной информационной системы необходимо наличие надежно работающей транспортной среды, т.е. всего сетевого и коммуникационного оборудования локальной сети. В нашем университете размещенная территориально в двух различных учебных корпусах библиотека оказалась подразделением, в котором сегменты локальной сети соединяются посредством оборудования, располагающегося и принадлежащего другим подразделениям – университетских маршрутизаторов и мостов. Кроме того, библиотека является фактически единственным структурным подразделением вуза, открыто предоставляющим свои сетевые информационные ресурсы и услуги для организации практических учебных занятий студентов. В таких условиях приходится уделять особое внимание мероприятиям по организации надежной работы сети, ее информационной безопасности и целостности.

Для обеспечения надежности работы сети библиотеки необходимы специальные инженерные мероприятия, которые невозможно выполнить силами сотрудника, отвечающего за работоспособность компьютерной техники. К ним относятся расчеты необходимого коммуникационного и активного сетевого оборудования, его оптимального размещения в зданиях библиотеки, поэтапного приобретения и монтажа в соответствии с выделяемыми финансовыми средствами. Данные расчеты необходимо проводить с учетом уже имеющихся технологических процессов, функционирующих в библиотеке, размещенной компьютерной техникой, смонтированным кабельным оборудованием. Произвести подобные расчеты без постановки задачи комплексной автоматизации библиотечных процессов, игнорирования уже существующих об"емов информационного трафика в конкретных отделах библиотеки невозможно. Для выполнения такой работы необходимы совместные усилия специалистов-технологов информационных процессов и инженеров-проектировщиков вычислительных сетей. Примерные предпроектные расчеты подобных задач для нашей библиотеки в специальных фирмах стоят от 10 до 15 тыс. долларов.

Пока же силами отдела выполнены приблизительные варианты возможного развития сети библиотеки, стоимости и первоочередного размещения необходимого оборудования. Налажено статистическое исследование прохождения потоков информационного трафика через маршрутизаторы, соединяющие корпуса библиотеки, для выявления дней недели и часов суток их оптимальной работы. Это позволило изменить график автоматического обновления баз данных на станциях, обслуживающих терминальные комплексы читателей, когда сбои при передаче по сети минимальны. Результаты этих исследований были представлены руководству университета, после чего были приняты меры по замене устаревшего оборудования. Это позволило улучшить качество связи не только в сети библиотеки, но и всей сети университета. С заменой оборудования качество связи между библиотечными сегментами улучшилось с 80-82% до 98-100%.

Для обеспечения безопасности информационной системы в условиях ее открытости приходится особое внимание уделять специальным системным мероприятиям. Эти функции в библиотеке выполняют системные администраторы.

Информационная система библиотеки располагается на 2 серверах, каждый из которых обслуживает отдельную сеть – локальную и глобальную. С 1997 года начаты работы по статистическому учету работы автоматизированной информационной системы библиотеки /7/. Для этих целей администраторами написано и адаптировано специальное программное обеспечение, обрабатывающее системные журналы обоих серверов, проведен анализ полученных результатов, сравнение данных с традиционными формами учета работы библиотеки.

Сервер локальной сети обеспечивает комплекс работ по созданию информационной системы внутри библиотеки и обслуживание станций пользователей сети университета. Анализ статистических данных за год показывает, что максимальное количество времени работы сервера локальной сети (75%) предоставлено для создания и использования автоматизированной библиотечной системы внутри библиотеки. Зная распределение объемов работ по группам пользователей и отдельным рабочим местам, можно спланировать оптимальное размещение компьютерного оборудования в библиотеке, т.е. именно там, где оно необходимо в первую очередь. Так, например, было принято решение о размещении дополнительного компьютера в отделе комплектования для учета поступающих изданий, когда обнаружилось, что сотрудники отдела затрачивают много времени на выполнение основной работы в других отделах.

Особенностью информационных массивов библиотеки является их постоянно увеличивающийся объем. Поскольку основные базы данных библиотеки создаются библиотекарями вручную, отделу автоматизации приходится уделять особое внимание их сохранности в случаях возможных сбоев в работе оборудования. Для этих целей разработана специальная схема, подготовлено программное обеспечение для создания автоматических копий – 1.6% времени работы сервера уходит именно на эти цели. 6% общего количества времени его работы занимает самостоятельная работа пользователей. Для выполнения работ администраторов информационной системы используется около 6% времени.

Анализируя информационный трафик в сети университета, мы обнаружили, что интерес к серверам библиотеки изнутри университета повышен по сравнению с серверами других подразделений – кафедр, лабораторий, факультетов. Поэтому системным администраторам приходится обеспечивать жесткий контроль за санкционированным способом доступа к нашей информационной системе. С этой целью приняты специальные организационные меры. Например, на всех внутренних станциях сети библиотеки, кроме станций отдела автоматизации, системно отключены дисководы, что исключает использование дискет; все они настроены на автоматическую антивирусную обработку во время работы – это позволяет частично обезопасить информационную систему библиотеки от возможных вирусных атак извне. Все сервисы для станций, имеющих выход в интернет, доступны через специальные серверы-посредники, исключающие прямой несанкционированный доступ к станциям локальной сети библиотеки.

Этот комплекс мероприятий – результат специальной работы отдела автоматизации, основу которой составляет постоянное повышение квалификации ее сотрудников, прежде всего системных администраторов. Методы этой работы: чтение всей периодики по компьютерным технологиям, поступающей в библиотеку, работа с серверами новостей в интернет ведущих компьютерных компаний, проведение специальных занятий-семинаров в отделе по знакомству с конкретными программными продуктами. Некоторые из этих вопросов систематически выносятся на заседания Комиссии по автоматизации Методического объединения вузов города для консультирования коллег из других библиотек.

К программным проблемам, которые возникают в процессе эксплуатации автоматизированной системы, относятся мероприятия по доработке ее программных модулей.

Обычно это узкопрофессиональные вопросы программирования. Развитие индустрии программных средств у нас в стране для автоматизации библиотечных процессов от отдельных АРМов до сетевых комплексов не всегда корректно решают задачу "сквозной автоматизации" с ее основным принципом единоразового ввода информации и многоаспектного использования. Объединение компьютеров в сеть, перевод задач, автоматизирующих отдельные процессы, в сетевой режим работы порождает сразу несколько новых проблем. Вопросы "технического" характера – соединение компьютеров, разграничение доступа к единой базе данных с помощью системных средств, модернизация готового программного обеспечения для корректной работы с информационными массивами одновременно с многих рабочих мест – решаются обычно квалифицированными специалистами быстро.

Но успешное решение их порождает новые проблемы. Это касается прежде всего выработки единых методик работы по формированию баз данных библиотеки, т.е. формированию лингвистической основы для ее информационной системы и регламентированию технологических операций по ее созданию и редактированию. Без информирования сотрудников других отделов о новых методических решениях при создании баз данных, жесткого контроля за их выполнением невозможно создание качественной информационной системы, т.е. для решения новых прикладных вопросов необходимо провести ряд организационно-методических мероприятий.

Эти вопросы у нас в библиотеке решает Комиссия по автоматизации, в круг обязанностей которой входит и информирование о состоянии работ по автоматизации в других отделах. Она работает более 5 лет, в ее состав постепенно были вовлечены сотрудники всех функциональных отделов. Работа в такой комиссии является очень полезной для библиотекарей, развивая системность взглядов на библиотеку, понимание возникших проблем на уровне не только своего технологического участка, но и библиотеки в целом.

Решение проблем методического и организационного характера не решает проблем, которые неизбежно возникают, когда информационные массивы любого уровня, состава, организации достигают определенного критического об"ема: наступает момент, когда они либо перестают быть управляемыми, либо требуют жесткой организации. Это относится и к библиотечным каталогам и базам данных.

Создание локальных баз данных требует жесткой регламентации лингвистического обеспечения, которое впоследствии должно быть стандартизовано автоматизированными экспертными программами. Это уменьшит ручные трудозатраты по корректировке библиотечных баз данных. Особенно это нуждается в реализации в таких крупных вузах, как наш университет, где на 32 факультетах ведется подготовка специалистов по 180 специальностям технического, естественно-научного, гуманитарного профиля. С развитием автоматизированной библиотечной системы такого вуза, как наш, ощущается нехватка квалифицированных предметизаторов. Например, в отделе научной обработки литературы этим процессом занимаются только 2 штатных сотрудника, выполняющие одновременно функции систематизаторов. При научной обработке изданий они должны обеспечить предметный поиск по любому необходимому пользователям запросу. Но адаптировать запрос пользователей к словарным возможностям автоматизированной библиотечной системы весьма сложно. Мы знаем, что Российская Национальная библиотека разработала подробный рубрикатор на основе предметного указателя к своим каталогам. Его необходимо приобретать, "вставлять" в используемое нами программное обеспечение, наконец, корректировать уже имеющуюся базу данных, что все сложнее делать вручную, так как об"ем работ постоянно увеличивается.

Еще одной специфической особенностью вузовской библиотеки является факт, что с развитием своей информационной системы библиотека все больше нуждается в данных из баз других структурных подразделений университета: оперативных сведений о преподавателях и студентах, списках факультетов и кафедр, дисциплин, по которым ведется обучение. Эти сведения необходимы для корректировки библиотечных баз данных, чтобы ее информационная система была оперативной и достоверной. Имея разветвленную вычислительную сеть, университет не располагает, к сожалению, единой информационной системой, с возможностью автоматического получения необходимых данных одних подразделений из других. Наличие постоянно возрастающего информационного массива библиотеки все меньше дает возможность его ручной корректировки – необходима работа по разработке конверторов из других баз данных университета, которые надо получать, знакомиться с ними, осваивать. Для этого нужны новые кадры аналитиков, программистов. Не решив этих – заново возникших – "организационных" моментов, трудно получить действующую информационную систему библиотеки.

Подводя итоги сказанному, можно сделать выводы.

При постоянном развитии автоматизированных библиотечных процессов происходит перевод их в условия эксплуатации в промышленный режим. При этом увеличиваются количество информационных массивов, функциональных технологических модулей и объема необходимых работ для их совмещения в единый автоматизированный процесс.

При этом возникают организационные, технические, финансовые проблемы. Их разрешение возможно при условии создании системы управления процессами внедрения автоматизированных технологий в библиотечные. Она включает в себя проведение предпроектных исследований технологических процессов в едином комплексе, принятие решений о переводе конкретного процесса в автоматизированный, проведение расчетов средств, необходимых для его внедрения. Важное значение имеет маркетинг кадрового состава, организация постоянной системы повышения квалификации на основе изучения технологических процессов всей библиотеки.

Список использованной литературы:

  1. Зеленина Г. Н., Гальцева Т.Е. Компьютерная сеть в вузовской библиотеке. //Высшее образование в России.-1995.- N 3,с.157-160.
  2. Зеленина Г. Н. , Гальцева Т.Е. Из опыта обслуживания читателей с использованием электронного каталога библиотеки. //Научно-техническая информация. Серия 1.-1996.-N 1,с.20-21.
  3. Моторина А. Н. Заполнение полей в формате MARC. Опыт отдела научной обработки литературы НБ ЧГТУ. //Научные и технические библиотеки.-1996.-N 8, с.12-19.
  4. Беседина Н.В. Создание автоматизированных баз данных библиографического отдела. //Научные и технические библиотеки.-1996.-N 8, с.20-23.
  5. Гальцева Т. Е. Организация работ по ретроспективной конверсии библиотечных каталогов. //Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Материалы конференции. Том 1.- М.,1998.- с. 148-153.
  6. Гальцева Т.Е. Изучение запросов пользователей автоматизированной информационно-поисковой системы. //Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Материалы конференции. Том 2.-1996.- с. 293-295.
  7. Зеленина Г. Н. и др. Учет автоматизированных информационных услуг: опыт работы бибилотеки университета. // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества. Материалы конференции. Том 1.-М.,1998.-с. 189-195.
  8. Шрайберг Я.Л., Воройский Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие.-М.:Либерея, ГПНТБ России,1996.-273с.: ил.
  9. Каленов Н. Е. О специфике автоматизации библиотечной технологии. //НТИ, сер. 1. Организация и методика информационной работы.-1995.-N 9, с.9-12.
  10. Воройский Ф. АБИС. Проблемы выбора и внедрения. //Библиотека.-1993.- N 8, с.61-65. //Библиотека.- 1993.- N 9, с. 30-33.//Библиотека.- 1994.- N 2, с. 29-34. //Библиотека. – 1994.-N 3, с.33-38.
  11. Алешин Л. Как витязь на распутье.: Несколько принципов автоматизации. //Библиотека.-N 1, с. 53-55.
  12. Левандовская Ю.В. Автоматизированная библиотека вуза: проблемы директора. //Научные и технические библиотеки.- 1997.-N 7, с. 19-24.
  13. Тараканов К. В., Забашта И.Н. Анализ основных библиотечных процессов НТБ как объектов автоматизации (на базе малых ЭВМ) //Научные и технические библиотеки СССР.-N 2, с. 3-10. 14. Шрайберг Я.Л. Принципы построения автоматизированных библиотечно – информационых систем и сетей.:Диссертация в виде научного доклада на соискание ученой степени доктора технических наук.-М.,:ГПНТБ России,1999. 15. Библиотека и закон: Справочник.- М., Либерея.- 1997. Выпуск 3.:Документы, комментарии, консультации, юридические советы на каждый день.- С.338-386.


Copyright © 1995-99 ГПНТБ России. Все права защищены.