Электронные документы и сохранность библиотечных фондов

Digital Documents and Library Collections Preservation

Електронні документи і збереження бібліотечних фондів

Перминова О.И.

Российская государственная библиотека, Москва, Россия

Olga I.Perminova

Russian State Library, Moscow, Russia

О.І. Пермінова

Російська державна бібліотека, Москва, Росія

В докладе дан анализ новых информационных технологий с позиции сохранности библиотечных документов. Показаны их преимущества и недостатки. Предложены критерии отбора библиотечных документов на оцифровывание и выбор оборудования для сканирования. Показан подход к созданию электронных документов, учитывающий сохранность оригинала и сохранность электронной информации. Дана схема управления процессами сохранности библиотечных документов с использованием различных технологий. Предложен образец контрольного листа для описания документа при передаче его на различные виды обработки, такие как оцифровывание, микрофильмирование и другие.

The analysis of new information technologies from library documents preservation point of view is given. Their advantages and disadvantages are examined. The selection criteria for library documents digitization are offered and the selection of scanning equipment is given.

The approach to electronic documents creation with the need to preserve the original as well as electronic information consideration is proposed. The preservation management scheme using various technologies is given. The sample of the control list including the description of the document planned for various kinds of processing — digitization, microfilming, others is introduced.

У доповіді представлено аналіз нових інформаційних технологій з позиції збереження бібліотечних документів. Показано їх переваги і недоліки. Запропоновано критерії відбору бібліотечних документів на оцифрування і вибір обладнання для сканування. Висвітлено підхід до створення електронних документів, який враховує збереження оригіналу і збереження електронної інформації. Представлено схему управління процесами збереження бібліотечних документів з використанням різних технологій. Запропоновано зразок контрольного листа для опису документа при передачі його на різні види обробки, такі як оцифрування, мікрофільмування та інші.

Хорошо известно, что гораздо чаще документы повреждаются в процессе их небрежного использования, как читателями, так и персоналом, что приносит большее разрушение, чем негативное влияние окружающей среды. Изготовление копии и предоставление ее пользователю позволяет ограничить доступ к оригиналам и тем самым уменьшить их использование. Человек, осознавая ценность документов, всегда искал эффективные методы их сохранения и средства их распространения во времени и в пространстве. Эти, казалось бы взаимоисключающие друг друга задачи, всегда стояли перед человечеством. И сегодня, когда в наш век пришли новые информационные технологии, технологии цифровых форматов, это задача на первый взгляд кажется близкой к решению. Размах деятельности по переводу в цифровой формат мирового культурного наследия приобрел внушительные размеры. Перевод в цифровой формат библиотечных документов представляет беспрецедентные возможности для быстрого доступа к ним больших групп пользователей.

Цель оцифровывания — увеличение доступа к документам. При этом следует помнить, что всегда возникает две проблемы. Сохранение самой электронной информации и сохранение оригинала.

Информационные технологии, которые могут обеспечить процессы полномасштабного перевода в цифровой формат, только начинают развиваться. Сканирующее оборудование было создано в первую очередь для делового и коммерческого использования. Поэтому, выбирая оборудование для оцифровывания коллекций, следует обеспечить условия, при которых оригиналам в процессе сканирования будет нанесен наименьший ущерб

Интенсивность сканирования в библиотеках год от года растет. Следует принимать во внимание, что интенсивность облучения документов при сканировании и тепло, вырабатываемое оборудованием и лампами, наносит вред материалу документов и является большей проблемой.

При сканировании документы подвергаются интенсивному воздействию ультрафиолетового облучения, которое, как известно, разрушает основу документа. Разрушающее воздействие на документы ультрафиолетовых лучей, особенно значительно при 300...700 нм. Наиболее мощная составляющая может быть найдена в солнечном и дневном свете Скопление теплого воздуха может привести к нежелательным условиям для редких документов на коже, пергамене, а так же пленочных носителях и фотографий и их повреждению. Вероятность химических процессов возрастает с увеличением влажности документов, особенно при повышении температуры окружающей среды, даже на один и более градусов выше нормы. При температуре свыше 25° С молекулы воды в бумаге, коже и других библиотечных материалах существуют в химически активном состоянии.

Каково воздействие лучей копирующих аппаратов на документы — этот вопрос всегда задают, как хранители фондов библиотек, так и специалисты изготавливающие эти копии. Имеется несколько исследований по влиянию источников освещения — ламп накаливания, фотовспышек, микрофильмирования и некоторых типов копировальных аппаратов,

В публикации одного западного специалиста в области консервации мы встречаем следующую информацию:

“Утверждение некоторых экспертов об интенсивности планшетного сканирования преувеличено. Большинство сканеров будут иметь интенсивность освещения 1-15 лк-час, которая почти не оказывает влияния на долговечность документов и экспонатов. Результаты связывались с физической защитой документов во время сканирования. Библиотекари, архивисты, хранители музея должны обращать внимание на разрушение корешка переплета или повреждение бумаги, когда планшетные сканеры используются для оцифровывания. Нормальное “тепловое освещение”, применяемое в фотокопировании, может временно высушивать и растягивать бумагу, которая будет изгибаться и искажать изображение во время фотографирования. Между прочим, уровень освещения при копировании может быть выше, чем у плоского сканера. Плоское освещение имеет очень маленькую длительность, 1/1000-1/4000 сек; таким образом, интенсивность освещения лк-час очень низка.”

Автор данной статьи поместил свою информацию в ИНТЕРНЕТ и в обсуждение по данной проблеме вступить не пожелал. К сожалению, автор не проводил исследование материалов, из которых изготовлены документы, а лишь измерял освещенность различных сканеров.

С целью определить влияние копирующей техники на сохранность библиотечных документов, в НИЦКД РГБ в течение нескольких лет проводились специальные исследования. В качестве объектов исследования были взяты образцы различных бумаг: реставрационная (100% сульфатная целлюлоза, с проклейкой и наполнителем, тряпичная (французская 1800 года) и газетная(30% сульфатной целлюлозы и 70% древесной массы.) Каждый образец был подвергнут многократному планшетному сканированию (20 раз) на аппарате “Epson LG 9000”

После чего образцы помещались в условия ускоренного искусственного старения в течение 3-х, 6°-ти, 12-ти суток. Ускоренное старение осуществлялось по стандарту США ( в климатической камере 72 часа при 105° С, что соответствует 25 годам естественного старения). После этого проводились физико-химические и физико-механические исследования контрольных и испытываемых образцов. Физико-механические свойства бумаги оценивались по числу двойных перегибов, по прочности на разрыв и относительному удлинению.

Физико-механические испытания на прочность также были проведены для образца реставрационной бумаги, запечатанной типографской краской черного с обеих сторон, имитируя наличие красочного слоя в печатных изданиях.

Результаты исследований показали, что при хранении в течение года прочность образцов, подвергнутых обработке, падает в большей степени, а предварительное искусственное старение ускоряет этот процесс. Контрольный образец в этих же условиях падение прочности не показал. После искусственного старения сканированного образца реставрационной бумаги падение величины его прочности наблюдается от 8% до 25%. Для обработанных образцов французской бумаги значение прочности на разрыв, по сравнению с контрольным понижается на от 25 до 44%. При старении образцов газетной бумаги наблюдается постепенное падение прочности, но для обработанных образцов это изменение происходит быстрее.

В процессе сканирования бумага подвергается тепловому воздействию, которое может привести к изменению ее термических свойств. Используя методы термического анализа, специалисты сделали вывод, что сканированные образцы сильнее поглощают влагу, чем контрольные. При определении влагопоглощения образцы последовательно выдерживались в эксикаторе при влажности 45%, 60% и 90% в течение недели Влажность образцов оценивали по потери на приборе Т6А-951

Для всех образцов бумаги отмечается возрастание влагосодержания для обработанных образцов, и эта тенденция проявляется заметнее у состаренных образцов. Это явление, по-видимому, можно объяснить тем, что при обработке происходят какие-то изменения в поверхностном слое, что и приводит к увеличению скорости впитывания и увеличению теплового эффекта испарения влаги. Результаты наших исследований убедительно показывают, что изменения происходят во всех видах бумаг. Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью констатировать, что сканирование документов не проходит “безболезненно” для бумажной основы документов.

Эти результаты продемонстрированы не для того, чтобы запретить сканирование библиотечных документов, а для того, чтобы привлечь внимание и призвать к осторожности при переводе документов в цифровой формат.

Специалисты по сохранности обладают знаниями и опытом работы с оригиналами, подвергающимися риску, и поэтому могут разработать решения, способствующие защите оригиналов при их сканировании Результат сотрудничества специалистов по оцифровыванию и специалистов сохранности не только защитят оригиналы, но и ускорят сканирование.

Следует очень четко понимать, что эти цифровые документы предоставляют эффективный доступ к содержанию оригиналов, но не предназначены для их замещения. Оригиналы остаются в безопасности и под защитой в соответствующих хранилищах. Более того, они не являются и страховой копией оригинала.

Широкая и сложная природа коллекций, отобранных для сканирования, и проблемы, связанные с их сохранностью, требуют, чтобы специалисты оценили соответствующие характеристики приобретаемого оборудования до начала работ. Договоры, контракты, заключаемые для оцифровывания коллекций должны включать множество различных требований, связанных с сохранностью

Постановка этих вопросов до начала работ по оцифровыванию очень важна для того, чтобы проблемы сохранности и стоимость их возможного решения были указаны наряду с общим планом программы оцифровывания.

Проведя анализ имеющегося оборудования для оцифровывания и особенностей хранящихся в библиотеках документов, специалисты НИЦКД рекомендуют предусмотреть:

Анализ оборудования для оцифровывания и особенностей хранящихся в библиотеках документов дает основания рекомендовать :

Целью программы оцифровывания является обычно минимальная консервационная обработка, дающая в результате необходимую ясность для оцифровывания документа. Забота об эстетическом ремонте стоит на втором плане, хотя и не исключается полностью.

В результате тесного сотрудничества и доверия между хранителями фондов, специалистами по сохранности и исполнителями появится возможность оцифровывать только большее количество документов

При правильном планировании работы оцифровывание может продвигаться эффективно.

Оцифровывание следует рассматривать, как стратегию сохранности документов, посредством увеличения доступа к нему в другом формате. Но при этом следует рассматривать эту стратегию без отрыва от общей программы сохранности, программы “Память России” и “Положении о Книжных памятниках” Это означает, что изготовление цифровой копии должно быть такого качества, чтобы не было необходимости изготавливать повторную копию для нужд микрофильмирования или факсимильного переиздания документов.

Планирование процессов оцифровывания должно стать нормой для любой библиотеки. В НИЦКД РГБ разработана план-схема управления процессами сохранности (см. Приложение1), которая позволяет определить приоритеты использования различных технологий сохранности с учетом ценности документа, его физической сохранности, пользовательского спроса и условий его хранения.

Вопросы сохранности самой электронной информации выходят сегодня на первый план обсуждения. Проблеме сохранения электронной( ЭИ) информации уделяется сейчас очень большое внимание. Этой проблемой занимаются в рамках международных и национальных проектов. в которых принимают участие научные учреждения, библиотеки, архивы, издательства, компании-производители баз данных и другие организации. Это обусловлено тем, что ЭИ в значительно большей степени подвержена опасности искажения и разрушения, чем информация на традиционных носителях: бумаге, микрофильмах, микрофишах. Электронная информация легко может быть уничтожена вследствие технической неисправности оборудования, небрежности персонала или направленной атаки через сеть. Носители электронной информации, такие как CD-ROM, имеют “жизненный ресурс”, измеряемый годами, в лучшем случае — десятилетиями, а не веками, как традиционные носители.

Другая не менее серьезная проблема сохранения электронной информации — устаревание компьютеров и программного обеспечения, на которые она была ориентирована на момент создания. Это вынуждает всех держателей ЭИ периодически преобразовывать ее в новые форматы и перезаписывать на новые носители информации, пользуясь стандартными, “усредненными” процедурами. Этот процесс обычно называют миграцией. Мигрировавшая информация, как правило, сохраняется содержательно (хотя, возможно, и не в полном объеме, так как оригинальное программное обеспечение могло раскрывать такие аспекты содержания, которое новое ПО игнорирует), но искажается по форме. Вот почему так важно сохранение ЭИ в оригинальной форме

Для исключения опасности потери данных необходимо их по мере оцифровывания сохранять в каком — либо архиве. Очень опасно хранить все данные на жестком диске компьютера. В случае какого-либо сбоя может пропасть вся информация. Специалисты в области компьютерных технологий рекомендуют нам при создании архивов электронной информации учитывать несколько важных требований:

Они сообщают нам, что мы можем потерять базу данных, связанную с архивом, но имея оригинальные файлы, можно воссоздать все заново.

Этот сложный технический аспект должен быть грамотно проработан и представлен специалистами в области компьютерных технологий.

План-схема управления процессами сохранности