В настоящее время существенно активизировались международные контакты российских организаций. Участие российских партнеров в международных проектах вынуждает их изучать и осваивать стиль, методы, правила, принятые на Западе. То, что для западных партнеров является общепринятым и очевидным, оказывается новым и непонятным для россиян – это касается многих аспектов деятельности (организационных, юридических, финансовых и других). Возникающие на этой почве трудности могут значительно осложнить выполнение международных проектов – даже тех, научно-техническая часть которых продвигается вполне благоприятно.

Авторы доклада делятся скромным, но вполне конкретным опытом реализации международного проекта, касаясь только одного узкого практического вопроса: как организовать закупку библиотечной системы “на западные деньги” и “по западным правилам”. Существенно, что речь идет о приобретении библиотечной системы. Мы полагаем, что описываемая ситуация довольно типична, а именно: в рамках научно-технического международного проекта (можно добавить - образовательной и гуманитарной направленности), финансируемого Западом, была приобретена высокотехнологичная библиотечная программная система и необходимое компьютерное оборудование.

Проблема проведения конкурсов возникла у нас в связи с реализацией в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете “ЛЭТИ” совместно с Университетом Антверпена (Бельгия) и Политехническим Институтом г. Турку (Финляндия) проекта TEMPUS-TACIS CP 20067-98 , направленного на развитие библиотеки ЭТУ. Главной целью этого проекта является создание ядра автоматизированной библиотечной системы (АБИС). Было принято решение о приобретении собственно АБИС (программный продукт высокой сложности), некоторого числа персональных компьютеров для создания рабочих мест и сетевой части системы (файл-сервера и комплекта сетевого оборудования). Соответствующие конкурсы удалось успешно провести благодаря их тщательной подготовке, важнейший вклад в которую сделали наши западные партнеры. Мы кратко рассказываем о том, как эти конкурсы были организованы.

Изложение ведется, в основном, в форме вопрос-ответ и в виде перечисления сопровождающих документов. Рассматриваются только самые общие вопросы проведения конкурсов и перечисляются конкурсные документы. Ограниченный объем доклада не позволяет авторам изложить во всех деталях с примерами документов процедуры подготовки и проведения этапов всех необходимых конкурсов и поставки изделий; поэтому планируется к концу текущего года в рамках проекта издать методическую работу, исчерпывающим образом описывающую эти вопросы.

По европейским стандартам конкурс (иначе называемый у нас тендером) – основной и традиционный способ выбора поставщика на состязательной основе, обеспечивающий приобретение приемлемого оборудования по минимальной цене. Правила проведения конкурсов в Европе тщательно отработаны и изложены в “Директиве Совета ЕС 93/36/ЕЕС ” (EU Council Directive 93/36 of 14.06.93 OJ No L 199).

Подобные конкурсы безусловно и скрупулезно контролируются Западом (в нашем случае – западными менеджерами проекта и программы TACIS). Поэтому, прежде чем перейти к конкретным вопросам, следует отметить два принципиальных момента, которые определяют общий дух этой “конкурсной деятельности”: процедура и документы должны быть тщательно и детально определены и должны пунктуально выполняться; хотя “российская специфика” неизбежна, не следует слишком на нее уповать – западные менеджеры неплохо с ней знакомы и имеют достаточно эффективные возможности объективного контроля.

Что такое конкурс и для чего он проводится? Конкурс – организованное состязание нескольких поставщиков на поставку определенного продукта. Заказчиком заранее формулируются требования к продукту и условиям поставки, которые доводятся до сведения поставщиков. Предложения поставщиков анализируются , и предпочтение отдается тому из них, кто может предложить необходимый заказчику продукт за меньшую цену. Важнейшим свойством конкурса является его прозрачность, в частности, требования к поставляемому продукту и правила определения победителя должны быть ясно сформулированы.

Является ли конкурс обязательным и единственным способом приобретения продукта? Нет. Без объявления конкурса можно приобретать “малоценные” предметы – в пределах 1-2 тыс. долл . – границу следует уточнять в конкретном случае. Кроме того, существует особый вид конкурса – с одним (!) участником. В нашем случае таким путем было приобретено сетевое оборудование.

Что такое открытый и закрытый конкурс? Открытый конкурс означает публичное (через средства массовой информации) приглашение всех потенциально заинтересованных фирм принять участие в конкурсе. К участию в закрытом конкурсе приглашаются выбранные заказчиком потенциальные поставщики. В нашем случае, с учетом небольшого объема закупок, был выбран закрытый конкурс, и в дальнейшем речь будет идти именно об этом виде конкурса.

Что “закрыто” в закрытом конкурсе? Строго говоря, закрытость состоит лишь в ограничении круга участников конкурса только теми, которых выбрал заказчик. Что касается всех других аспектов конкурса, то можно говорить об их конфиденциальности в той степени, в какой это касается обычных коммерческих отношений – в рамках закона и существующей практики.

Каковы основные этапы проведения конкурса? Создание конкурсной комиссии. Конкурсная комиссия создается в российской организации-партнере, т.е. у заказчика: она проводит конкурс и представляет его результаты на утверждение Международной группы управления проектом.

Изучение рынка . По правилам TACIS в конкурсе может участвовать лишь продукция, произведенная в Европе или странах СНГ. Нужно выбрать те фирмы (не менее трех), которые могут поставить подходящий продукт: очевидно, что их продукция должна, в основном, соответствовать тому, что нужно заказчику, а цена – близка к той, что устраивает его. Особенно подчеркнем - риск заказчика на этапе выбора участников конкурса состоит в том, что при неудачном выборе конкурс может не закончиться успешно! Поскольку проектом предусматривается определенный план финансирования, весь проект может быть поставлен под угрозу, в особенности, если повторное проведение конкурса невозможно.

Подготовка конкурсных документов. Здесь заметим, что самое трудное на этом этапе - это определение перечня требований к продукту, который заказчик направляет участникам. Серьезность этого этапа состоит также в том, что определяется дата рассылки приглашений к участию в конкурсе и дата вскрытия конвертов с ответами (обычно их разделяет месяц, но этот интервал может быть в конкретном случае и другим). Эти даты являются одними из важнейших контролируемых элементов конкурса. В приглашении указывается точное время вскрытия конвертов - с точностью до минуты.

Рассылка приглашений. Факт рассылки приглашений должен быть документально подтвержден почтовыми квитанциями или регистрационными данными и записями о получении – если приглашения доставляются посыльными.

Получение ответов, вскрытие конвертов и определение победителя. Ответы могут приходить в любое время, но конверты, их содержащие, можно вскрыть только в обусловленный в приглашении к конкурсу момент времени. Ответы, пришедшие позже, не рассматриваются! Конкурсная комиссия анализирует ответы и определяет победителя (если, конечно, конкурс состоялся), о чем составляется акт.

Рассмотрение и утверждение результатов конкурса Международной группой управления проектом. Результаты конкурса должны быть утверждены группой управления - только после этого они вступают в силу.

Оповещение участников конкурса о его результатах. Победителю направляется сообщение о принятии, а остальным – об отклонении их предложений.

Заключение контракта на поставку. Заказчик предлагает победителю конкурса оформить счет ( Invoice) на поставку и прислать его финансовому менеджеру проекта (контрактору). Далее проходит обычная процедура заключения договора поставки на условиях, указанных в конкурсных документах.

Оплата поставки. Контрактор оплачивает поставку по обычной схеме.

Поставка продукта российскому участнику проекта и постановка его на материальный учет.

Допустимы ли какие-нибудь контакты между учредителем конкурса и его участниками? Да! Не только допустимы, но зачастую – совершенно необходимы. Во-первых, при всей тщательности проработки требований к продукту можно разъяснять и уточнять их “в диалоге” - особенно это касается сложных продуктов, как АБИС в нашем случае. Конечно, эта дополнительная информация не должна противоречить основной. Во-вторых, именно здесь нужно учитывать “российскую специфику” и настойчиво убеждать участников в необходимости готовить именно все документы и именно к жестко фиксированному сроку! В противном случае, работая даже с самыми лучшими в техническом отношении фирмами, можно сорвать весь конкурс.

Обязательно ли, чтобы все приглашенные к конкурсу фирмы прислали ответы? Нет. Формально достаточно получить ответ хотя бы из одной фирмы. Однако такой исход практически означает отсутствие конкурса и, следовательно, вряд ли для заказчика хорош. Кроме того, заказчик рискует тем, что результаты конкурса могут быть не утверждены координатором проекта, в особенности, если он обнаружит даже небольшие погрешности в подготовке конкурса.

Допустимо ли опоздание ответа “по уважительным причинам”? Да – в случаях, подпадающих под формулу из пункта Вскрытие конвертов в Приглашении к участию в конкурсе .

Можно ли прислать все документы не одним конвертом (разумеется , двойным), а двумя – “дослать вдогонку”? С такой ситуацией мы реально не сталкивались, но она вполне может возникнуть. Полагаем, что если обе посылки правильно опечатаны и атрибутированы, их содержимое взаимно согласуется и обе пришли в срок, то это - не нарушение. В остальных случаях – нарушение налицо.

Может ли конкурсная комиссия для выявления победителя запросить дополнительную информацию от участника (участников) конкурса? Нет. Такая ситуация означает, что либо заказчик плохо подготовил конкурс, либо участник(и) “плохо ответил(и)”.

На чем основывается решение конкурсной комис c ии? Участник конкурса должен прислать полный комплект требуемых документов (они перечислены в приглашении к участию в конкурсе) – невыполнение этого пункта автоматически исключает этого участника из дальнейшей процедуры. Требования, предъявляемые к продукту поставки должны безусловно выполняться, иначе соответствующий участник исключается из дальнейшей процедуры. Из оставшихся претендентов выбирается тот, который установил наименьшую цену продукта.

В чем состоят юридические и финансовые особенности конкурсного приобретения продукции в рамках TACIS? Тройственный характер отношений между участниками на нескольких этапах процесса. Это обусловлено тем, что приобретается продукт для российского партнера (ЭТУ), поставляет его некая фирма, оплачивает западный контрактор проекта. Конкурс проводит российский партнер, привлекая ряд фирм, но результаты утверждаются Международной группой управления проектом. Фирма-победитель направляет счет (Invoice) контрактору, который оплачивает продукт и предлагает фирме поставить его российскому партнеру. Российский партнер принимает продукт и приходует его (ставит на материальный учет) как принадлежащий ему, оплаченный третьей стороной. Оплата производится обычно в какой-нибудь заранее оговоренной иностранной валюте. Поставщик должен быть готов к такой форме оплаты (иметь валютный расчетный счет или иные пути расчета). В ряде случаев оплата может проходить в рублях – это зависит от возможностей контрактора, но вызывает дополнительные сложности.

При подготовке конкурса наиболее сложной во всех отношениях является разработка требований к предмету приобретения. Эти требования являются главной частью приглашения к конкурсу , и на их основе выносится решение о победителе конкурса. Следует обратить внимание на то, что эти требования должны быть весьма многочисленны и должны охватывать свойства продукта и сопутствующие проблемы (сопровождение, обучение персонала и др.).

Какие документы высылаются участнику конкурса? Ими являются: Стандартное сопроводительное письмо; Приглашение к участию в конкурсе; Анкета для участия в поставке; Копия Сертификата проекта с подписью официального лица Европейской Комиссии, подтверждающая освобождение участников финансовых операций по проекту от уплаты налога на добавленную стоимость и от таможенных выплат в случае возникновения таковых.

Для чего участнику высылается анкета? Анкета должна показать, в какой мере должны удовлетворяться требования к продукту. Она повторяет все пункты требований, изложенные в Приглашении, заполняется участником конкурса и возвращается учредителю. Таким образом, анкета является единственным документом, на основе которого принимается решение о приемлемости продукта!

Какие документы должен прислать участник конкурса? Эти документы должны быть перечислены в одном из пунктов Приглашения. Следует обратить особое внимание на необходимость тщательного выполнения требований этого пункта. В частности, должно быть выслано требуемое количество экземпляров документов, копии справок, отчетов, бухгалтерских балансов и других документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью фирмы-участника. Уплата налогов может быть засвидетельствована отдельной справкой из налоговой инспекции или записью на титульном листе бухгалтерского баланса: “Задолженностей по платежам в бюджеты всех уровней нет” с печатью налоговой инспекции. Обязательна справка, подтверждающая выплаты в пенсионный фонд. Желательно, чтобы имеющийся опыт фирмы по выполнению поставок был подтвержден копиями извещений о победах в других конкурсах, отзывами фирм-потребителей и др.

Как оформляются результаты конкурса? Конкурсная комиссия анализирует полученные документы, сводя результаты в таблицу, которая повторяет Анкету, с той только разницей, что в ней отводится несколько столбцов для ответов – по числу участников конкурса. Этот документ оформляется на английском языке (или на другом официальном языке проекта), поскольку документ должен быть направлен в Международную группу управления проектом, координаторам и контрактору проекта. После определения победителя конкурса составляется Акт о проведенном конкурсе.

Обязан ли учредитель конкурса объяснить “неудачникам” причины отказа? Нет, не обязан.

Является ли решение конкурсной комиссии в части объявления победителя окончательным? Нет. Это решение подлежит утверждению Международной группой управления проектом, и после этого – Европейской Комиссией. Для этого все документы в одном экземпляре (включая те, что прислали участники конкурса) направляются всем координаторам проекта, как отечественным, так и зарубежным, которые на общем заседании подводят итоги конкурса, оформляют соответствующий Акт и отправляют его в Европейскую Комиссию для утверждения. Затем, в случае признания конкурса успешным, победитель конкурса должен быть извещен заказчиком о принятии его предложения, а остальные участники конкурса извещаются об отклонении их предложений. После этого становится возможным переходить к этапу непосредственно поставки продукта.

Какой документ открывает процедуру поставки? После утверждения результатов конкурса заказчик направляет поставщику: официальное письмо с приглашением выставить счет на английском языке (Invoice) на оплату изделия и отослать этот счет контрактору; спецификацию, в случае необходимости, на поставку продукта; Сертификат проекта Европейской комиссии, содержащий указания об отсутствии НДС и таможенных сборов при закупке оборудования по проектам Tempus/Tacis.