Информатизация библиотечного дела в Казахстане затрагивает не только техническое усовершенствование, пропускную способность и модернизацию работы отрасли. Это задача, решение которой позволяет обеспечить вхождение нашей республики в мировое информационное пространство, пропаганду научно-культурного достояния страны и интеллектуального потенциала.

На примере Жамбылского филиала Республиканской научно-технической библиотеки показано, насколько эффективней стала работа библиотек в автоматизированном режиме, так как перевод каталогов в электронную форму содействует оперативному доступу пользователей к их информационным ресурсам.

В нашей библиотеке автоматизация начала развиваться с отдела комплектования и обработки литературы. Первоначально стал формироваться электронный каталог с базой данных “Книги”. С 1996 по 1997 годы в качестве эксперимента работа велась в АБИСе. Вопрос о выборе автоматизированной библиотечно-информационной системы на повестке дня не стоял, речь шла только о программном обеспечении отдельного участка – научной обработки литературы. Но, проработав даже немного в АБИСе, мы убедились, что данная программа не решала всех задач, поставленных перед библиотекой в процессе автоматизации. Поэтому с января 1998 года наша библиотека приобрела Интегрированную расширяемую библиотечно-информационную систему (ИРБИС).

Возможности ИРБИС в настоящее время перечислять даже и нет смысла. Очень доступно и интересно о них можно прочитать и в материалах Крымских конференций последних лет, и в других профессиональных изданиях. Для нашей библиотеки одним из главных достоинств стал тот факт, что система ИРБИС: а) поддерживает произвольное количество баз данных, составляющих ЭК, что очень удобно в процессе работы в электронном каталоге. Ведь объем информации растет день ото дня, а, следовательно, возможно создание и новых электронных картотек; б) надежна при работе в любых локальных сетях; в) обеспечивает прямой поиск по всем основным элементам библиографического описания документа; г) настроена под международный формат UNIMARC и предусматривает типовое решение для создания Web -сервера с доступом к базам данных ИРБИС. Но этими перечисленными достоинствами система ИРБИС не ограничивается. Проработав полтора года в этой системе, можно уже уверенно сказать, что она значительно эффективней, чем АБИС.

В настоящее время в нашей библиотеке созданы и ведутся такие базы данных, как:

• “Периодические издания”,
• “Сводная картотека периодики”,
• “Книга суммарного учета”,
• “Картотека невыполненных заказов”
• в автоматизированном рабочем месте “Комплектатор”;
• “Книги”,
• “АПУ” к базе данных “Книги”,
• “Статьи”,
• “ГОСТы”,
• “Интеллектуальная собственность”
• “История Казахстана”

• в автоматизированном рабочем месте “Каталогизатор”;

• база данных “Читатель” в автоматизированном рабочем месте “Читатель”.

Таким образом, вновь приобретенная в 1998 году система ИРБИС объединила участки каталогизации, комплектования, книговыдачи и справочно-библиографического обслуживания.

Отдел комплектования и обработки литературы Жамбылского филиала РНТБ в настоящее время выполняет самый большой объем работы в автоматизированном режиме. Все сотрудники владеют навыками работы на компьютере, трое из них окончили компьютерные курсы. В отделе имеется два компьютера (IBM Aptiva Pentium 166) , в которых ведутся все автоматизированные рабочие места, закрепленные за отделом, два принтера (матричный и лазерный) работает электронная почта и Интернет. Всего же в библиотеке: 6 компьютеров, 3 принтера, 2 ксерокса, сканер, источник питания, модем.

Сейчас перед отделом стоит первоочередная задача – ретроспективная конверсия книг. С учетом штатных сотрудников, технологической оснащенности отдела и проделанной на настоящий момент работы на этот процесс уйдет около 4-х лет, включая и 2000 год. Такие сроки были рассчитаны в соответствии с объемом книжного фонда библиотеки, который составляет более 1 млн. экз.

Но ведение карточных каталогов параллельно с электронным каталогом будет продолжаться до тех пор, пока доступ к электронному каталогу не получат все читатели. А эта задача напрямую связана с ретроспективной конверсией.

Ретроспективная конверсия каталогов – это перевод информации, которая содержится на библиотечных карточках, в электронные записи определенного формата. Поэтому ретроспективная конверсия и электронный каталог на массив новых поступлений – две взаимосвязанные задачи, так как чем больше объем ретроспективной конверсии, тем сложнее задача его конверсии.

В мире накоплен достаточный опыт ретроспективной конверсии каталогов библиотек различного статуса, и неслучайно эта тема становится предметом обсуждения целого ряда конференций и семинаров международного уровня, постоянно звучит со страниц профессиональных периодических изданий. В первую очередь, конечно же, задача ретроспективной конверсии по своим масштабам и важности относится к числу национальных, и касается крупных библиотек. Но даже такие небольшие библиотеки, как наша, в процессе своей деятельности пришли к убеждению, насколько сейчас важно иметь полнообъемные электронные каталоги и какие перспективы открываются перед нами.

В настоящее время объем электронного каталога нашей библиотеки, который ведется с ноября 1996 года , составляет более 56 тыс. документов (из них, созданные в библиотеке – 21 тыс., остальные – приобретенные). Приступая к ретроспективной конверсии, нами были проанализированы все варианты каталогизации ретроспективы. К доступным, то есть таким, которые можно выполнить собственными силами (сотрудниками отдела), следует условно отнести два подхода <1>:

• первый – это перевод карточного каталога в электронную форму с использованием различных технологий – от ручного ввода до автоматического сканирования карточек, с применением систем распознавания текстов;
• второй – это каталогизация книжного фонда “с полки”.

Преимуществом первого подхода является высокая скорость ввода информации, но, к сожалению, в ущерб качеству обработки и поисковым качествам электронного каталога. Ясно, что не существует идеального карточного каталога, в полной мере отвечающего задачам информационного поиска в автоматизированном информационно-поисковом режиме. Во-первых, каталожная карточка имеет недостаточный объем информации, а во-вторых, часто каталоги не соответствуют книжному фонду.

Поэтому в большинстве случаев для правильного заполнения полей электронной базы данных необходимо держать в руках источник информации, а это уже можно считать второй подход к проблеме. При этом каталогизатор работает непосредственно с изданием и выполняет его описание так же, как в отделе обработки. В этом методе особое значение имеет систематический подход, то есть каталогизация не всех книг подряд, а по какому-либо критерию отбора, например по тематике и году издания. При кооперации с другими филиалами РНТБ возможно значительное сокращение затрат времени на каталогизацию, но в данном случае необходима согласованная работа всех участников кооперативного процесса. Каталогизация “ с полки” позволяет создать более качественный электронный каталог ретроспективы. Кроме того, возможна доработка записей каталога, сделанных на начальных этапах автоматизации, до необходимого современного уровня.

Я считаю, что этот процесс в нашей библиотеке можно значительно ускорить, имея для этого необходимое технологическое оборудование. Даже не привлекая дополнительную рабочую силу, при наличии всех автоматизированных рабочих мест (то есть каждого сотрудника отдела), можно сократить сроки ретроспективного ввода документов почти на год. Но это не единственный выход.

Отделом научной обработки РНТБ в 1999 году был предложен проект, носящий экспериментальный характер и не требующий финансовых затрат – это проведение ретроконверсии с помощью новой компьютерной технологии – обмена записями по электронной почте. Пока филиалы РНТБ не имеют собственных сайтов в Интернете, провести такую работу возможно было только создав Центр корпоративной ретроконверсии на базе Республиканской научно-технической библиотеки. Предпосылкой создания такого проекта стал и тот факт, что фонды РНТБ и ее филиалов частично дублируют друг друга, поэтому благодаря единому формату, было решено работу по проведению РК разделить между несколькими филиалами <2>.

Предполагалось, что наибольшую выгоду должны получить именно филиалы, так как их фонды процентов на 40 совпадают. Функции Центра корпоративной ретроконверсии взяла на себя РНТБ. Был составлен план проведения мероприятий, по которому были определены филиалы – экспортеры библиографических записей; разработана стратегия отбора и обработки полученных записей; определен механизм доставки предоставленных записей во все филиалы РНТБ.

В ходе эксперимента первоначально были определены 6 филиалов, фонды которых наиболее полно укомплектованы. Задача этих филиалов состояла в том, что в предложенные Центром сроки, они должны были предоставлять в РНТБ определенное количество записей для формирования сводной базы данных. Наш филиал, к сожалению, не вошел в их число, но, тем не менее, к работе мы отнеслись очень ответственно.

Пожалуй, не стоит подробно рассказывать весь технологический процесс этой работы. Интересны здесь сами результаты: действительно, на собственном опыте мы убедились, что на 40% используется сводная электронная БД и около 40% времени при этом экономится на ретроконверсию. В-первых, ощутимо сократились сроки. В 1999 году мы использовали 1520 из 3960 предложенных и на весь эксперимент затратили 26 дней (по нормам 60). В 2000 году продолжается.

Таким образом, уже сегодня основная библиографическая информация поступает в базу данных нашей библиотеки без клавиатурного ввода, а затем пополняться специфическими данными нашего филиала РНТБ (шифры, места хранения экземпляров, данные лингвистической обработки). Все эти сведения берутся с каталожных карточек, которые изымаются из традиционного каталога и заменяются, на время обработки, соответствующими распечатками. Сами распечатки, отсортированные в алфавите авторов/заглавий (в соответствии с алфавитными карточными каталогами), подготавливаются после поступления библиографической информации в базу данных. Ввод данных с каталожных карточек производится по общей технологии каталогизации новых поступлений (автоматизированное рабочее место “Каталогизатор”) и не требует дополнительного обучения каталогизаторов.

Предлагая данный проект было учтено, что его реализация только частично поможет увеличить темпы ретроконверсии, т.к. и в филиалах и в РНТБ остались значительные массивы карточек, предназначенных для отражения в ЭК.

Одновременно с вводом ретроспективных данных в электронный каталог производится ревизия фондов с целью выявления возможных расхождений традиционных каталогов с реальным наличием книг в местах хранения.

Конечно, такая производительность должна радовать, но, нельзя не сказать и об отдельных отрицательных моментах. В первую очередь они коснулись самого Центра корпоративной ретроконверсии. Во-первых, из-за несоблюдения общих сроков записей из филиалов на первоначальном этапе не формировались единые библиографические списки в порядке алфавита, списки делались отдельно по каждому из филиалов, что потребовало больше времени на их сверку с ЭК. Во-вторых, ошибки при заполнении полей – не соблюдались правила описания и правила ввода. И др.

Польза от такой работы несомненна, так как проект позволил опробовать совершенно новую для нас компьютерную технологию – обмен записями в электронном режиме, критически подойти к качеству записей. Но самое главное, дать возможность ускорить темпы проведения ретроспективной конверсии.

1. Дунаевская С.м., Соколова Е.П. Некоторые направления работ по созданию электронного каталога и автоматизированных библиотечных технологий//Научные и технические библиотеки.-1998.-№1, с.87
2. Виняр Е.Е. Корпоративная ретроконверсия карточных каталогов// Из мат-лов Годового отчета отдела каталогизации и научной обработки документов РНТБ РК.- Алматы, 2000